No processo de gestão de documentos, diferentes fases do ciclo de vida documental orientam o tratamento dado aos arquivos ao longo do tempo. Nesse sentido, ________ é composto por documentos frequentemente consultados e em uso administrativo.

Qual alternativa preenche, CORRETAMENTE, a lacuna?

Jorge é auxiliar de processos administrativos do CREF2 e entre suas atribuições está a de participar da atualização de fichários e arquivos, classificando os documentos por matérias ou ordem alfabética, para possibilitar um controle sistemático dos mesmos. Sendo assim, Jorge terá que utilizar o método de arquivamento alfabético para efetuar o arquivo de fichas dos seguintes nomes de pessoas:

1. Camila Castelo Branco.
2. Viviane Santa Rita.
3. Júlio D’Almeida.
4. Henrique Fialho Filho.
5. Gordon Du Pont.

Com base em Paes (2012), qual é a ordem correta de arquivamento das fichas pelo método alfabético? 

Segundo o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística (2005), analise a sentença abaixo:

O ciclo vital dos documentos são as sucessivas fases por que passam os documentos de um arquivo, da sua produção à guarda permanente ou eliminação (1ª parte). Segundo o referido dicionário, o arquivo corrente é o conjunto de documentos originários de arquivos intermediários, com uso pouco frequente, que aguarda destinação (2ª parte). Conforme o dicionário, o arquivo permanente é o conjunto de documentos preservados em caráter definitivo, em função de seu valor (3ª parte).

Quais partes estão corretas?

Márcia é auxiliar de processos administrativos do Conselho Regional de Educação Física da 2ª Região (CREF2/RS) e entre suas atribuições está a execução de trabalhos administrativos relacionados à rotina e expediente da instituição. Márcia terá que efetuar a digitalização de documentos. Segundo o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística (2005), a digitalização é o processo 

O arquivamento de documentos envolve operações prévias e a adoção de métodos e tipos de arquivamento adequados às necessidades da entidade. Considerando esse contexto, analise as assertivas a seguir.

I. O arquivamento é precedido por operações como inspeção, estudo, classificação, codificação e ordenação, sendo esta última responsável por organizar os documentos conforme a codificação, reduzindo erros e agilizando o arquivamento.

II. Quanto aos tipos de arquivamento, o sistema horizontal dispõe os documentos uns atrás dos outros, facilitando a consulta imediata, enquanto o sistema vertical empilha os documentos, sendo mais utilizado para plantas e mapas.

Das assertivas, pode-se afirmar que: 

Com base nos conceitos da Teoria das Três Idades dos documentos de arquivo, assinale a alternativa INCORRETA. 

De acordo com o Manual de Gestão de Documentos do Arquivo Nacional, o correio eletrônico (e-mail) pode constituir um documento arquivístico digital sempre que seu conteúdo estiver relacionado às atividades institucionais, servindo como registro das ações, decisões e procedimentos de um órgão público. Nesses casos, o e-mail deve receber tratamento arquivístico adequado, incluindo classificação, registro, temporalidade e preservação, de modo a garantir autenticidade, integridade, confiabilidade e acesso futuro.

Considerando essas orientações, analise as alternativas e identifique aquela que melhor descreve o tratamento do correio eletrônico como documento arquivístico digital. 

Segundo o Manual de Gestão de Documentos do Arquivo Nacional, a atividade de protocolo desempenha um papel fundamental na administração pública, pois envolve o controle, o registro e o acompanhamento do trâmite de documentos dentro de uma instituição. É por meio do protocolo que se garante a rastreabilidade, a segurança das informações e a correta destinação dos documentos produzidos ou recebidos pelos órgãos governamentais.

 Considerando as diretrizes desse manual, indique a definição correta do que se entende por “protocolo”.

A inexistência de critérios padronizados de arquivamento tem provocado extravio de documentos e atrasos na tramitação processual. Considerando princípios arquivísticos e organização do ambiente de trabalho, a solução mais adequada é: 

No exercício das atividades administrativas, o assistente de secretaria lida com diferentes tipos documentais e fluxos internos. Analise as afirmativas.

I. O memorando é utilizado para comunicação oficial entre setores de uma mesma instituição.

II. O ofício é utilizado exclusivamente para comunicações internas.

III. Todo documento oficial deve, como regra, passar pelo registro em protocolo. 

Assinale a alternativa correta. 

Ao reorganizar o arquivo setorial, a assistente identifica documentos administrativos, financeiros e jurídicos com prazos de guarda distintos. Para definir corretamente quais documentos devem ser eliminados, mantidos ou recolhidos ao arquivo permanente, deve ser utilizada:

No momento do recebimento de documentos físicos e eletrônicos destinados à abertura de processos administrativos, a assistente deve adotar procedimentos que garantam controle, rastreabilidade, segurança da informação e transparência administrativa. Assinale a alternativa que representa corretamente a etapa inicial do protocolo.   

Marque o item que indica qual é a função arquivística que recupera o contexto de produção dos documentos, isto é, a função e a atividade que determinou a sua produção e identifica os tipos/séries documentais.

Na administração pública brasileira, assinale o item que indica qual o marco associou os arquivos à conquista de direitos civis e ao exercício pleno da cidadania.

De acordo com a definição estabelecida pelo “e-ARQ Brasil: Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos”, a trilha de auditoria é: