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I. A conservação visa à prevenção das causas de deterioração de documentos.
II. A restauração consiste em revitalizar a concepção original dos documentos.
III. A preservação é o conjunto de medidas de ordem administrativa, política e operacional que visa à proteção ao patrimônio.
Assinale:
O acesso à informação independe, para sua eficácia, da aplicação do programa de gestão de documentos.
Para preservar os documentos considerados de valor permanente, é importante produzi-los em papel com pH neutro e sem elementos metálicos.
Os prazos de guarda nos arquivos corrente e intermediário contidos na tabela de temporalidade resultam da identificação do valor primário nos documentos de arquivo.
A classificação de documentos de arquivo é feita em instituições públicas ou privadas, com base em um instrumento universal de classificação.
A sequência adequada para a organização do documento de arquivo é o arquivamento, a ordenação e a classificação.
O documento de arquivo é classificado como recebido ou produzido, de acordo com seu estado de transmissão.
Um documento de arquivo enviado à ANTAQ deve ser distribuído ao setor de protocolo, onde recebe um despacho, e, em seguida, é encaminhado ao destinatário.
Em uma situação prática, o princípio de respeito aos fundos, é utilizado para se estabelecer a destinação final dos documentos, ou seja, se eles devem ser eliminados ou guardados permanentemente.
Ainda que tenham surgido novos suportes documentais, principalmente os documentos natodigitais, o conceito de arquivo mantém-se inalterado.
A ANTAQ, dada a sua natureza jurídica, está dispensada de seguir as disposições contidas na Lei de Acesso à Informação.
A digitalização de documentos de arquivo é dirigida ao acesso, à difusão e à preservação do acervo documental.
A digitalização de documentos, de acordo com a legislação em vigor, permite a eliminação do original.
Os equipamentos utilizados para a captura digital de um documento arquivístico devem gerar um representante digital, independentemente da dimensão física e das cores do original.
Recomenda-se a digitalização dos conjuntos de documentos integrais, tais como fundos, coleções ou séries. No caso de itens isolados, a digitalização pode ser realizada dependendo da frequência de uso e do estado de conservação desses itens.
A aplicação da tabela de temporalidade gera, necessariamente, um plano de destinação.