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A descrição “A coleção encontra-se organizada em quatro séries tipológicas" é um exemplo do preenchimento do elemento de descrição denominado sistema de arranjo.
A quantificação e o gênero documental são informados no elemento de descrição âmbito e conteúdo.
Arranjo é a ordenação dos documentos em fundos de arquivo, das séries dos fundos e dos itens documentais dentro das séries.
Os símbolos de notação servem como elementos de identificação e localização dos fundos.
O arranjo é funcional quando constituído de documentos provenientes de uma mesma fonte geradora de arquivos.
Se o fundo for constituído de documentos de gêneros diversos, como filmes, fotografias, fitas magnéticas ou papel, eles poderão ser fisicamente armazenados em locais diferentes.
A tabela de temporalidade deve ser aplicada nos arquivos permanentes, o que possibilita a eliminação de documentos nessa fase arquivística.
A destinação final dos documentos de arquivo pode ser a eliminação ou a guarda permanente.
Documentos pertencentes aos arquivos permanentes podem retornar à fase corrente.
Os documentos que constituem os arquivos permanentes apresentam valor secundário.
O instrumento utilizado para classificar os documentos no arquivo permanente é o plano de destinação.
O fundo de arquivo é formado a partir da aplicação do princípio da proveniência.
Estudos realizados por comissões de análise e avaliação de documentos para definição de prazos de caducidade tornam-se sem efeito, pois a avaliação de caducidade cabe ao Conselho Nacional de Arquivologia.
Para estabelecer o prazo de validade e arquivamento dos documentos de uma organização é adequado realizar uma sequência de operações na massa documental: análise, avaliação, seleção e eliminação.
Na terminologia arquivística, massa documental possui significado equivalente a legado.
A verificação dos adequados prazos de prescrição e decadência de direitos faz parte dos princípios básicos que norteiam o trabalho de análise das comissões de avaliação.
Situação hipotética: Uma instituição de ensino, com unidades em várias regiões do país, possui um arquivo geral que centraliza os documentos de todas as suas unidades vinculadas. Assertiva: Nessa situação, a criação desse arquivo geral deu-se em função da classificação dos arquivos pela natureza dos documentos.
Denomina-se como avaliação a organização dos arquivos correntes dispondo-os em sequência alfabética, de acordo como o método de arquivamento previamente adotado pela empresa.
Segundo a abrangência de atuação dos documentos, os arquivos podem ser classificados como especial e especializado.
No que se refere aos estágios de sua evolução, os arquivos podem ser classificados em arquivos de primeira idade, arquivos de segunda idade e arquivos de terceira idade, ou seja, arquivos correntes, intermediários e permanentes.