Questões de Concurso
Para arquivologia
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I. Os arquivos corrente (1ª idade) e intermediário (2ª idade) são os responsáveis pela guarda dos documentos desde o momento de sua criação até a prescrição para fins administrativos.
II. Alguns documentos, mesmo depois de prescritos para fins administrativos, são conservados pela instituição por serem considerados importantes para preservar a memória ou história da empresa ou da sociedade. São os chamados documentos de valor secundário ou histórico. Na prática, nem todos os documentos apresentarão esse valor (a maioria dos documentos não apresentará valor secundário/histórico).
III. A eliminação de documentos deve ser feita de forma racional. Os processos mais indicados são a fragmentação e a maceração (reciclagem). Antes de eliminados, deve-se elaborar a listagem de eliminação de documentos, que conterá a relação de todos os documentos submetidos a este processo.
Pode-se afirmar que:
I. De acordo com a entidade mantenedora, a bibliografia arquivística divide os arquivos em públicos ou privados.
II. Quanto ao estágio de evolução dos documentos, ou seja, considerando as características dos documentos mantidos em um arquivo, podemos classificá-los em especiais ou especializados.
III. Quanto à extensão de sua localização (classificação utilizada para diferenciar os arquivos com relação ao local em que são instalados), eles podem ser setoriais ou centrais.
Pode-se afirmar que:
Analise os conceitos a seguir.
I. Conjunto de todas as atividades que envolvem o controle dos documentos da instituição, desde a sua criação até o seu destino final (eliminação ou guarda permanente).
II. Conjunto organizado de documentos acumulados por uma pessoa ou instituição ao longo de suas atividades.
III. Conjunto de documentos mantidos sob a guarda de um arquivo.
Assinale a alternativa que contém a sequência correta conceitos descritos.
1 → Quatro Estações 2 → 99 Táxis 3 → O Boticário
(Fonte: Técnicas de redação e arquivo – UnB, pp. 46-47).
Com relação à numeração de folhas e de peças de um processo, analise as seguintes orientações:
1 - A capa do processo não será numerada.
2 - As folhas dos processos serão numeradas em ordem crescente, sem rasuras, devendo ser utilizado carimbo próprio para colocação no número, aposto no canto superior direito da página, recebendo a folha inicial o número 02.
3 - Nenhum processo poderá ter duas peças com a mesma numeração, não sendo admitido diferenciar pelas letras “A” e “B”, nem rasurar.
4 - Quando houver páginas e espaços que não contenham informações, deve-se apor o carimbo “EM BRANCO”. Estão corretos os itens:
(Fonte: Manual de Procedimentos de Protocolo, Expedição e Arquivo – AGU, 2010, pp. 68-69).
1 - Se estão dirigidos à autoridade competente, e se contém assinatura, data, nome e endereço do remetente.
2 - Tratando-se de servidor público, deve conter o cargo ou função, a lotação e a matrícula.
3 - Havendo anexos e apensos, se eles correspondem ao declarado.
4 - Quando referente a pedido de certidão, deve especificar o fim a que se destina e o endereço completo do interessado.
Estão corretos os itens:
(Fonte: Manual de Procedimentos de Protocolo, Expedição e Arquivo – AGU, 2010, p. 42).
O arquivo intermediário é aquele que guarda os documentos que, mesmo não sendo de uso frequente pelos setores que os produziram, podem ainda ser solicitados para tratar de assuntos que guardam relação com seu conteúdo. Sobre ele, leia as afirmativas.
I. Nessa fase, não há mais a necessidade de os mesmos serem conservados próximos ao setor que os utiliza, uma vez que a frequência de uso já é bastante reduzida.
lI.Por uma questão de economia, é normal a criação de arquivos intermediários em locais afastados dos grandes centros das cidades, de forma a armazenar um grande número de documentos a um custo bastante reduzido.
III. Os documentos encaminhados aos arquivos intermediários permanecem como propriedade exclusiva do setor que os enviou, ou seja, o acesso é restrito a esse setor, que conserva os direitos sobre os mesmos.
Pode-se afirmar que:
Organizar o sistema de registro, de referência e de índice necessários à pronta consulta de qualquer documento arquivado; rever periodicamente os processos arquivados, dando adequação a cada um; preparar em arquivo a documentação relativa a cada Conselheiro do CRM-PI; estabelecer e manter em arquivo separado os projetos destinados à ordem do dia; e receber e registrar documentos, anexá-los, se necessário, distribuí-los e controlar sua movimentação interna são tarefas inerentes ao cargo de Assistente Administrativo. Leia as afirmativas a seguir.
I. Os documentos podem ser eliminados nas fases corrente e intermediária. Todo documento passa pela fase corrente, mas nem sempre pelas fases intermediária e permanente.
II. Os processos de envio de documentos do arquivo corrente para o intermediário e deste para o permanente são denominados, respectivamente, transferência e recolhimento.
III. O prazo de guarda varia de documento para documento e estará expresso na tabela de temporalidade da instituição. Mas é recomendável o prazo de 10 a 20 anos para o arquivamento de documentos na fase intermediária.
Pode-se afirmar que:
[...]
Com o crescimento e evolução da escrita e da vida social, o ser humano passou a compreender melhor o valor da informação e, por conseguinte, o valor dos documentos. A partir daí, começou-se agrupar documentos sistematizando em diferentes formas de acordo com as necessidades de suas atividades cotidianas.
[...]
Disponível em:<https://inspecaoescolarrj.files.wordpress.com/2011/05/i_jornda_administrativa_mc3b3duloiii_2009.pdf>.Acesso em: 10 jul. 2016.
A guarda e a conservação de documentos na escola estão
associados especificamente
Para organização de seu arquivo de clientes, a empresa Alfa utiliza o método alfabético. Considere os clientes abaixo relacionados e indique a sequência em que devem ficar suas respectivas pastas.
1 – Tatiana Moura Rocha
2 – Carlos Santos Júnior
3 – Alberto Dias Neto
4 – Eliane Vasconcelos Silva
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