O ciclo vital de documentos pode ser conceituado como sendo aquele composto por uma sucessão de fases por que passam os documentos, desde o momento em que são criados até a sua destinação final. Neste ciclo, a fase também “conhecida como ativa, por ser composta por aqueles arquivos imediatos e conservados próximos dos órgãos a que servem, sejam eles responsáveis pelas atividades-fim ou pelas atividades-meio da instituição” é denominada de: 

Assinale a alternativa correta: 

De acordo com a Lei Federal de Arquivos n.º 8.159, de 8 de janeiro de 1991, art. 3º. 

 “Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações referentes à sua ____________, __________, _________, ___________ e __________  em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente”. 

Assinale a alternativa que preenche as lacunas corretamente: 

Há dois instrumentos associados garantem a simplificação e a racionalização dos procedimentos de gestão documental, imprimindo maior agilidade e precisão na recuperação dos documentos e informações. São eles: 

Assinale a alternativa correta. 

Um programa de gestão documental, tanto na organização pública, quanto na organização privada, deverá definir normas e procedimentos técnicos referentes aos seguintes processos: 

Assinale a alternativa que NÃO corresponde a um processo de gestão documental. 

Assinale a alternativa que completa corretamente as lacunas abaixo: 

“As informações _____________, ______________ e _____________ pelos órgãos e entidades da Administração Pública no exercício de suas ___________ e ___________ são registradas nos documentos públicos”. 

Pode-se definir arquivamento como o conjunto das operações destinadas ao acondicionamento e ao armazenamento de documentos. O método de arquivamento corresponderá à forma em que os documentos serão armazenados, visando a sua localização futura. No que se refere aos métodos de arquivamento, analise as sentenças:

I - No método alfabético de arquivamento, as fichas ou pastas de documentos são dispostas rigorosamente na ordem alfabética, por meio de guias divisórias com as respectivas letras, devendo também ser respeitadas as normas gerais para a alfabetação.

II - No método numérico o principal elemento a ser considerado em um documento é o seu número, a escolha deve recair sobre o método numérico.

III - No método numérico simples, para cada documento é atribuído um número, a partir do qual serão organizados os documentos.

IV - No método numérico cronológico, os documentos são organizados a partir de uma data, que, na maioria das vezes, é a data de produção do documento. É o caso de notas fiscais, por exemplo, quando são arquivadas pelo dia, mês e ano de sua emissão.

V - O método numérico dígito-terminal é aplicado para o arquivamento de grandes volumes de documentos, nas situações em que tais documentos contenham grandes números. Os documentos são numerados sequencialmente, porém sua leitura apresenta uma peculiaridade que caracteriza o método, isto é, os números, dispostos em três grupos de dois dígitos cada um, são lidos da direita para a esquerda, formando pares.

VI - O método geográfico consiste em organizar a documentação de acordo com lugares e regiões geográficas, ou seja, os documentos são arquivados conforme seu local de produção ou sua procedência.

VII - No método ideográfico a organização é feita pelo assunto dos documentos. O método divide-se em duas categorias, isto é, pode ser alfabético ou numérico. Para ser eficientemente aplicado, o método de arquivamento por assunto exige a interpretação dos documentos e grande conhecimento das atividades empresariais.

Após a análise das sentenças, pode-se afirmar:

Arquivos são conjuntos organizados de documentos, produzidos ou recebidos e preservados por instituições públicas, privadas ou pessoa física. Considerando V (verdadeiro) e F (falso), são funções do arquivo:

( ) Recolher e ordenar todos os documentos que circulam na empresa.

( ) Avaliar e selecionar os documentos, tendo em vista sua preservação ou eliminação.

( ) Garantir o fluxo dos pedidos de documentos provenientes dos diversos órgãos da empresa.

( ) Arquivar os documentos, visando a recuperação da informação.

( ) Conservar e não assegurar a integridade dos documentos, causando danos que possam ocasionar sua perda.

Após a análise das sentenças, pode-se afirmar que a alternativa que representa respectivamente é:

Considerando o tema arquivologia, associe as duas colunas, relacionando o conceito inerente às espécies de documentos com suas respectivas características.

A sequência CORRETA dessa associação é: