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Assinale a alternativa CORRETA no que se refere à eliminação de arquivos.
I. Segurança: os documentos precisam ser protegidos de roubos, incêndios, inundações, etc.
II. Precisão: é preciso que a localização de documentos seja precisa, a fim de que o acesso ao arquivo seja eficaz.
III. Flexibilidade: o arquivo deve adaptar-se à evolução e ao desenvolvimento da empresa ou da organização.
Quais estão corretos?
Conforme Paes (2012), quando o principal elemento a ser considerado em um documento é o número, a escolha deve recair sobre um dos métodos de arquivamento denominado:
Com base nas definições do Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística (2005), relacione a Coluna 1 à Coluna 2, associando os seguintes sistemas às suas respectivas definições.
Coluna 1
1. Sistema de arquivamento.
2. Sistema de arquivos.
3. Sistema de arranjo.
4. Sistema de gestão de documentos.
Coluna 2
( ) Conjunto de procedimentos e operações técnicas cuja interação permite a eficiência e a eficácia na produção, tramitação, uso, avaliação, arquivamento e destinação de documentos.
( ) Conjunto de procedimentos técnicos combinados que norteiam a organização dos documentos, tendo em vista a recuperação da informação de um ou mais fundos e/ou coleções.
( ) Conjunto de rotinas, procedimentos e métodos de arquivamento compatíveis entre si, tendo em vista a organização e a preservação de documentos ou arquivos, bem como o acesso às informações neles contidas.
( ) Conjunto de arquivos que, independentemente da posição que ocupam nas respectivas estruturas administrativas, funcionam de modo integrado e articulado na persecução de objetivos comuns.
A ordem correta de preenchimento dos parênteses, de cima para baixo, é:
A gestão de documentos é um processo que envolve registro, tramitação e arquivamento de informações. Sobre esses procedimentos, analise as assertivas abaixo:
I. O registro de um documento deve incluir informações como número de protocolo, data e remetente.
II. O arquivamento físico de todos os documentos é obrigatório mesmo em organizações que adotam sistemas digitais de armazenamento.
III. A tramitação consiste no envio de documentos para os setores responsáveis pelas suas respectivas análises.
Das assertivas acima, pode-se afirmar que:
No que diz respeito à gestão de documentos, julgue o item a seguir.
A ordenação alfabética é o padrão a ser adotado para a organização de documentos de arquivo.
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