O acesso ao sistema é realizado mediante cadastramento e habilitação prévios.

Os principais mecanismos de segurança constituem-se de autenticação do usuário mediante código de identifi - cação e senha, não alteração de documentos lançados no sistema e Conformidade de Gestão e Conformidade Contábil.

São documentos utilizados pelo sistema: Ordem Bancária, Guia da Previdência Social, Nota de Empenho, Nota de Sistema, Nota de Lançamento e Nota de Programação Financeira.

Um de seus objetivos é permitir o controle da dívida interna e externa, bem como o das transferências negociadas.

As entidades públicas estaduais e municipais que recebem transferências voluntárias são obrigadas a utilizá-lo na aplicação dos recursos recebidos.

Os eventos são códigos que possuem associados a eles um roteiro de contabilização que, associados a outros dados do documento, permitem que o sistema faça os lançamentos contábeis.

Os eventos estão distribuídos em classes e a combinação de códigos de classes diferentes, no mesmo documento, não é permitida.

O registro de algumas operações, tais como concessão de avais e celebração de convênios, dispensa a utilização de eventos.

Os lançamentos contábeis registrados mediante o uso de eventos somente surtem efeitos após confi rmados pelo gestor.

A retenção de tributos, quando obrigatória, somente pode ser realizada em documento de pagamento em razão da necessidade de combinação dos eventos de pagamento com os de retenção.

A utilização do Plano de Contas Federal é obrigatória, em toda a esfera federal, inclusive para empresas estatais não dependentes.

As contas destinadas ao controle da execução orçamentária da receita pertencem à classe 2 (dois).

O Plano de Contas está estruturado em sistemas, em número de 5 (cinco), o que favorece a elaboração das demonstrações contábeis.

As contas destinadas ao controle da execução dos convênios e contrato de repasse integram o Ativo Compensado.

A utilização de detalhamento denominado Conta- -Corrente é obrigatória em todas as contas que recebem lançamento.

as mutações, tanto ativas quanto passivas, são variações patrimoniais que decorrem de fatos contábeis permutativos.

os acréscimos patrimoniais, também conhecidos como superveniências ativas, decorrem de fatos extraorçamentários.

a aquisição de bens móveis, para uso próprio, provoca mutações passivas no patrimônio da entidade pública.

as baixas de bens patrimoniais, doados a terceiros não integrantes da administração pública federal, constituem-se em insubsistência ativa.

as despesas com aquisição de material de consumo, para estoque no almoxarifado, provocam mutação ativa.

Em geral, as receitas de capital não alteram a situação patrimonial do ente público.

As receitas previstas são registradas em contas do passivo, enquanto o controle da execução (da arrecadação) se faz no ativo.

Nas contas de resultado, as receitas são classifi cadas levando-se em conta a classifi cação defi nida na Portaria Interministerial n. 163/2001.

Em obediência à Lei n. 4.320/64, o efeito patrimonial de todas as receitas é reconhecido e contabilizado pelo regime de caixa.

Pode ocorrer inversão de saldo nas contas que registram a previsão das receitas em virtude da insufi ciência nessa previsão.