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A Norma Brasileira de Descrição Arquivística é considerada um avanço para a função descrição de documentos de arquivo no Brasil, pois transformou a atividade de descrição documental, na medida em que aboliu os tipos de instrumentos utilizados anteriormente nessa função.
O inventário é o instrumento de descrição mais geral adotado nos arquivos.
A transferência — passagem dos documentos de arquivo dos arquivos correntes para os arquivos intermediários — regulada pela tabela de temporalidade, inclui-se entre os objetivos da função de aquisição.
O recolhimento adequado dos documentos de arquivo, feito pelos arquivos intermediários, é resultado de uma verificação segura da passagem desses documentos pelas três fases arquivísticas.
A criação de documentos de arquivos visa adequar a espécie documental ao conteúdo que se pretende divulgar.
As funções arquivísticas foram desenvolvidas a partir da teoria das três idades documentais, com o objetivo de subsidiar o diagnóstico da situação arquivística.
Uma política de preservação de documentos em uma organização, pelo caráter preventivo, exclui a necessidade de medidas de conservação.
A definição de um formato para os documentos arquivísticos digitais é tema das discussões atuais acerca da preservação de documentos de arquivo.
As ações de higienização dos documentos de arquivo podem ser realizadas a partir das indicações de destinação final dos documentos contidas na tabela de temporalidade.
No registro, rotina do protocolo, busca-se identificar os pontos de acesso aos documentos, que podem ser obtidos a partir da análise objetiva do documento, como a data, por exemplo; outros, entretanto, como o assunto do documento, requerem interpretação.
O arquivamento pode ser feito não apenas pelas unidades político-administrativas da organização que acumulam os documentos, mas também pelo setor de protocolo.
O material de referência ou a informação não orgânica devem ser registrados para controle estatístico e de acesso nos sistemas de protocolo.
Os documentos de arquivo recebidos podem ser classificados, no momento de seu registro, nos sistemas de protocolo.
A expedição dos documentos de arquivo deve ser precedida do registro dessas informações.
As rotinas de protocolo foram consideradas desnecessárias para a implantação do sistema informatizado de gestão arquivística de documentos.
Os documentos sigilosos enviados ao MPU devem ser registrados a partir dos mesmos metadados dos documentos de arquivo ostensivos.
A avaliação funcional privilegia o valor informativo dos documentos.
Em um processo de avaliação, é possível definir cortes cronológicos para preservar conjuntos documentais.
A indicação dos documentos com prazo de guarda inferior a um ano não deve aparecer na tabela de temporalidade.
O prazo precaucional define os prazos de guarda tanto no arquivo corrente quanto no intermediário.