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A questão relacionada à preservação do documento arquivístico não está prevista na concepção que se tem do metadado utilizada pelo e-ARQ Brasil, o que representa uma fragilidade desse modelo de requisitos.
A captura, o armazenamento, a indexação e a recuperação de todos os tipos de documentos de arquivo são requisitos arquivísticos que caracterizam um sistema informatizado de gestão arquivística de documentos.
O formato e as mídias ou protocolos de transmissão são questões acessórias na transferência de documentos arquivísticos digitais para os repositórios de guarda intermediária ou permanente.
A política de acesso aos documentos de arquivo tem, atualmente, como fundamento a Lei n.º 8.159/1991, conhecida como Lei dos Arquivos.
As restrições legais ao pleno acesso aos documentos de arquivo são aplicadas principalmente em virtude da violação à vida privada e à segurança do Estado.
As funções criação e aquisição são aquelas diretamente vinculadas à política de acesso aos documentos de arquivo.
Identificar se a tramitação, que é um processo de gestão, correspondeu à expressão diplomática é uma das tarefas da análise tipológica na arquivística.
A análise tipológica permite ao arquivista verificar se o conjunto homogêneo de atos está expresso em um conjunto homogêneo de documentos.
Para fazer análise tipológica a partir da diplomática, inicia-se pelo princípio da proveniência.
Quando se realiza análise tipológica na arquivística, para cada tipo documental é necessário ter a sua definição, os caracteres externos, o gênero, o suporte e a forma.
Não é necessário fazer a identificação das funções atípicas circunstanciais das entidades produtoras acumuladoras de documentos em análise tipológica na arquivística.
O item atribuições da entidade produtora acumuladora faz parte do elenco de elementos necessários para se fazer análise tipológica na arquivística.
A vantagem de se conhecer a espécie documental em trabalho arquivístico é que, com esse conhecimento, pode-se identificar o veículo que tenha servido como base jurídica para validar o conteúdo do documento, tornando-o legítimo, fidedigno e credível.
Ingresso, índice, expediente, fluxograma e resumo são diplomas e, portanto, tipos documentais.
Relatório de atividades, ata de reunião e boletim informativo são exemplos de tipos documentais que podem ser encontrados nas instituições públicas brasileiras.
A junção de uma espécie documental com a função que lhe deu origem caracteriza o gênero documental.
As operações básicas da descrição são a identificação da avaliação adotada e as possibilidades de difusão do acervo.
A elaboração do catálogo seletivo atende à necessidade de se proceder à relação seletiva de documentos pertencentes a um ou mais fundos.
Uma das referências para a recuperação da informação nos arquivos correntes é o plano de classificação.
Os instrumentos de pesquisa nos arquivos seguiram, durante muito tempo, os caminhos impostos pela historiografia.