No Cartório de Notas são feitas duas espécies de autenticação de documentos: o reconhecimento de firma e a autenticação de cópias. É importante que o usuário se informe sobre o que precisa realmente fazer para que não perca tempo e dinheiro com algo impossível ou desnecessário. Leia as afirmativas seguintes.

I. Não pode reconhecer firma e autenticar cópia de documento cujo teor revele ofensa às leis, à soberania nacional, à ordem pública e aos bons costumes. O tabelião deverá zelar para que os documentos tenham validade no Brasil.

II. Se o documento for produzir efeitos legais no Brasil, o tabelião de notas ou substituto só poderá reconhecer firma ou autenticá-lo se estiver acompanhado da versão feita por tradutor público brasileiro. É lançado no reconhecimento de firma ou na autenticação que a tradução o acompanha. Se o documento for destinado a produzir efeitos em outro país, o tabelião ou substituto poderá reconhecer a firma ou autenticar a cópia desde que conheça o idioma para compreender o conteúdo e mencione que se destina a produzir efeitos no exterior.

III. Só se pode reconhecer a assinatura da pessoa natural. A prova de que ela atua em nome da pessoa jurídica é feita por meio de contrato social ou estatuto acompanhado de ata de assembleia, que deve acompanhar o documento assinado. 

A gestão de documentos é de exclusiva atribuição do poder público, sendo vedada sua terceirização, de acordo com a Constituição Federal e a legislação arquivística brasileira, que estabelecem como dever e responsabilidade do poder público, nas esferas federal, estadual e municipal, a gestão integral da documentação governamental e a proteção especial de documentos de arquivo, como instrumentos de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação. Do conceito de gestão de documentos podemos destacar as suas três fases básicas: produção, utilização e destinação. A 1ª fase – Produção – refere-se ao ato de elaborar documentos em razão das atividades específicas de um órgão ou setor. Nessa fase:

I. deve-se otimizar a criação de documentos para que sejam criados apenas aqueles indispensáveis à administração da instituição, evitando-se a produção de documentos não essenciais; diminuindo com isso o volume a ser manuseado, controlado, armazenado e eliminado; e garantindo, assim, o uso adequado dos recursos reprográficos e informáticos.

II. ocorre o fluxo percorrido pelos documentos, necessário ao cumprimento de sua função administrativa, assim como a guarda após cessar seu trâmite. Portanto, estão incluídas as atividades de protocolo e de recuperação de informações, indispensáveis ao desenvolvimento de funções administrativas, técnicas ou científicas das instituições.

III. concentra-se uma das atividades mais complexas da gestão de documentos: um trabalho multidisciplinar que consiste em atribuir valor aos documentos e analisar seu ciclo de vida, visando a estabelecer prazos para sua guarda nas fases corrente e intermediária, e sua destinação final, ou seja, o recolhimento para guarda permanente ou eliminação. 

O seguinte trecho de planilha deverá ser utilizado para responde a questão, sobre o programa MS Excel 2013.