Executive Secretary     We are looking for a competent Executive Secretary to support high-ranking officials in our company. You will be the one to organize and maintain the executive’s schedule and assist them by performing a variety of administrative tasks.    Executive secretaries must be quick professionals with great time-management and multitasking abilities. It is with their diligence and competence in their work that executives can focus on their managerial responsibilities without worrying for other tasks.    The goal is to contribute to the efficiency of the overall business by ensuring all assigned administrative duties are carried on timely and efficiently.    Responsibilities    - Maintain executive’s agenda and assist in planning appointments, board meetings, conferences, etc; 
- Attend meetings and keep minutes; 
- Receive and screen phone calls and redirect them when appropriate; 
- Handle and prioritize all outgoing or incoming correspondence (e-mail, letters, packages etc.); 
- Make travel arrangements for executives;  Handle confidential documents ensuring they remain secure; 
- Prepare invoices or financial statements and provide assistance in bookkeeping; 
- Monitor office supplies and negotiate terms with suppliers to ensure the most cost-effective orders; 
- Maintain electronic and paper records ensuring information is organized and easily accessible; 
- Conduct research and prepare presentations or reports as assigned.    Requirements    - Proven experience as executive secretary or similar administrative role; 
- Proficient in MS Office and “back-office” software (e.g. ERP); 
- In depth knowledge of office management as well as technical vocabulary of relevant industry; 
- Familiarity with basic research methods and reporting techniques; 
- Excellent organizational and time-management skills; 
- Outstanding communication and negotiation abilities; 
- Integrity and confidentiality; 
- Degree in business administration or relative field.    (Adapted from: https://resources.workable.com/executivesecretary-job-description) 
From the text we can infer that:    I. The required professional will be responsible for    organizing the executive’s agenda. 
II. The person must have some knowledge on accountancy. 
III. The person must be graduated. 

O valor do documento é determinado em função de todas as suas possíveis finalidades e, também, do tempo de vigência dessas finalidades. Em relação ao seu valor, quando se pode determinar um prazo ou determinada data em que cessa o valor do documento, este é classificado como:

A função de um arquivo permanente é reunir, conservar, arranjar, descrever e facilitar a consulta dos documentos oficiais, de uso não corrente, ou seja, concentrar sob sua custódia, conservar e tornar acessíveis documentos não correntes, que possam tornar-se úteis para fins administrativos, pesquisas históricas e outros fins. São classificações de atividades do arquivo permanente, exceto:

A eliminação do documento não pode ser feita indiscriminadamente, nem deve basear-se simplesmente em datas ou períodos rígidos, ao fim dos quais se possa destruir tudo. Há que se proceder criteriosamente. Assinale a alternativa que contraria os critérios que regulam a eliminação de documentos.

Na operação de conservação dos documentos o processo em que se envolve o documento, nas duas faces, com uma folha de papel de seda e outra de acetato de celulose, colocando-o numa prensa hidráulica, sob pressão média de 7 a 8kg/cm e temperatura entre 145 a 155º C”, é denominada de:

A conservação compreende os cuidados prestados aos documentos e, consequentemente, ao local de sua guarda. Para a construção de um arquivo, o ideal é um local elevado, com o mínimo de umidade, em área isolada, com previsão de ampliação futura e precaução contra o fogo. O material a ser empregado, tanto quanto isso seja possível, deve ser não inflamável, utilizando-se pedra, ferro, concreto e vidro. A luz, o ar seco, a umidade, o mofo, a temperatura inadequada, a poeira, gases e inúmeras pragas, a médio e longo prazo, são altamente prejudiciais à conservação do acervo documental. Assinale a alternativa que contraria a conservação do acervo documental.

O inventário descreve conjuntos documentais ou partes do fundo. As unidades de arquivamento de um fundo ou de uma de suas divisões são identificadas e descritas sucintamente (inventário sumário) ou pormenorizados (inventário analítico). Eles podem ser publicados ou virtuais, podendo ser impressos no momento desejado, total ou parcialmente. O inventário deve ser precedido de uma introdução contendo informações sobre os seguintes elementos, exceto:

Na família dos instrumentos de pesquisa, aquele que é o mais abrangente e o mais “popular” e é destinado à orientação dos usuários no conhecimento e utilização dos fundos que integram o acervo de um arquivo, cuja finalidade é informar sobre o histórico, a natureza, a estrutura, o período de tempo, a quantidade de cada fundo integrante do acervo total do arquivo, é denominado de:

Instrumento de pesquisa elaborado segundo um critério temático, cronológico, onomástico ou geográfico, incluindo todos os documentos, pertencentes a um ou mais fundos e descritos de forma sumária ou pormenorizada. Sua finalidade é agrupar os documentos que versem sobre um mesmo assunto, ou que tenham sido produzidos num dado período de tempo, ou que digam respeito a determinada pessoa, ou a lugares específicos existentes em um ou mais fundos. Trata-se do(a):

O arquivamento de nomes obedece a regras, chamadas de regras de alfabetação. Assinale a alternativa que contraria as regras de alfabetação.

Quando se trata de planejar a organização de um arquivo ou fichário, os elementos constantes de um documento a considerar são: nome (do remetente, do destinatário, ou da pessoa a quem se refere o documento); local, número, data e assunto. De acordo com o elemento mais importante e mais frequentemente procurado, em cada caso, podem-se organizar os fichários ou arquivos em ordem, exceto:

A Tabela de Temporalidade registra o ciclo dos documentos, e deve ser elaborada com base no levantamento da produção de documentos, dos prazos de guarda e da destinação. Sua função é determinar o prazo de guarda dos documentos nos arquivos, além de definir critérios para eliminação, transferência, microfilmagem ou digitalização, feitos por meio de uma análise documental sobre a importância, a legalidade e a necessidade. De acordo com a sua evolução, o arquivo constituído de documentos em curso ou consultados frequentemente, conservados nos escritórios ou nas repartições que os receberam e os produziram, indispensáveis à manutenção das atividades quotidianas, de fácil acesso fisicamente ou digitalizados, é o arquivo:

Quanto à natureza do assunto, os documentos podem ser ostensivos ou sigilosos. A classificação de ostensivo é dada aos documentos cuja divulgação não prejudica a administração. E sigilosos são os documentos que, por sua natureza, devam ser de conhecimento restrito e, portanto, requeiram medidas especiais de salvaguarda para sua custódia e divulgação. Segundo a necessidade do sigilo e quanto à extensão do meio em que podem circular, são classificados em graus de sigilo e suas correspondentes categorias. Considere as seguintes definições, quanto à classificação em graus de sigilo.

I. Aqueles assuntos da política governamental de alto nível e segredos de Estado, tais como: negociações para alianças políticas e militares, planos de guerra; descoberta e experiências científicas de valor excepcional; informações sobre política estrangeira de alto nível, que requeiram excepcional grau de segurança e cujo teor ou características só devam ser do conhecimento de pessoas intimamente ligadas a seu estudo ou manuseio.

II. São aqueles cujos assuntos, embora não requeiram alto grau de segurança, ao serem conhecidos por pessoa não autorizada, podem gerar prejuízo a um indivíduo ou criar embaraços administrativos. São aqueles referentes a pessoal, material, finanças e outros cujo sigilo deve ser mantido por interesse das partes.

III. São aqueles assuntos que não devem ser do conhecimento do público em geral. Recebem essa classificação, entre outros, partes de planos, programas e projetos e suas respectivas ordens de execução, cartas, fotografias aéreas e negativos que indicam instalações importantes.

Essas definições correspondem, respectivamente, a documentos:

Conforme suas características, forma e conteúdo, os documentos podem ser classificados segundo o gênero e a natureza do assunto. Considere as seguintes definições, quanto ao gênero dos documentos.

I. Documentos em suporte fílmico resultantes da microrreprodução de imagens, mediante utilização de técnicas específicas (rolo, microficha, jaqueta, cartãojanela).

II. Documentos em suportes sintéticos, em papel emulsionado ou não, contendo imagens estáticas (fotografias, diapositivos, desenhos, gravuras).

III. Documentos em formatos e dimensões variáveis, contendo representações geográficas, arquitetônicas ou de engenharia (mapas, plantas, perfis).

Essas definições correspondem, respectivamente, a documentos:

O documento digital pode ser gerado de três formas: por meio de sistemas informatizados através de dados contidos em sistemas gerenciadores de banco de dados, por processo de digitalização e/ou diretamente com o uso de um software de sistema específico. Os suportes mais comuns utilizados para o armazenamento de documentos digitais são: suporte magnético, óptico ou virtualmente na nuvem. São suportes ópticos de armazenamento de documentos digitais, exceto:

Considere as seguintes definições.

I. Registro de uma informação independentemente da natureza do suporte que a contém.

II. Transferência de documentos dos arquivos intermediários para os permanentes.

III. Instrumento de destinação, aprovado pela autoridade competente, que determina os prazos em que os documentos devem ser mantidos nos arquivos correntes e intermediários, ou recolhidos aos arquivos permanentes, estabelecendo critérios para microfilmagem e eliminação.

De acordo com o Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), órgão vinculado ao Arquivo Nacional, essas definições correspondem respectivamente a:

De acordo com a Resolução nº 20/04, do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), que dispõe sobre a inserção dos documentos digitais em programas de gestão arquivística de documentos dos órgãos e das entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos, assinale a alternativa incorreta.

São arquivos públicos os conjuntos de documentos produzidos e recebidos:

I. por órgãos e entidades públicas federais, estaduais, do Distrito Federal e municipais, em decorrência de suas funções administrativas, legislativas e judiciárias;

II. por agentes do Poder Público, no exercício de seu cargo ou função ou deles decorrente;

III. pelas empresas públicas e pelas sociedades de economia mista.

De acordo com o Decreto nº 4.073/02 (que regulamenta a Lei nº 8.159/91, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados), está correto o que se afirma em:

Considere as afirmações a seguir, com relação à elaboração e ao arquivamento de documentos em meios eletromagnéticos.

I. Entende-se por digitalização a conversão da fiel imagem de um documento para código digital.

II. Os meios de armazenamento dos documentos digitais deverão protegê-los de acesso, uso, alteração, reprodução e destruição não autorizados.

III. As empresas privadas ou os órgãos da Administração Pública direta ou indireta que utilizarem procedimentos de armazenamento de documentos em meio eletrônico, óptico ou equivalente, deverão adotar sistema de indexação que possibilite sua precisa localização, permitindo a posterior conferência da regularidade das etapas do processo adotado.

De acordo com a Lei nº 12.682/12, que dispõe sobre a elaboração e o arquivamento de documentos em meios eletromagnéticos, é correto o que se afirma em:

Os microfilmes e filmes cópia, produzidos no exterior, somente terão valor legal, em juízo ou fora dele, quando:

I. autenticados por autoridade estrangeira competente;

II. tiverem reconhecida pela autoridade consular brasileira a firma da autoridade estrangeira que os houver autenticado;

III. forem acompanhados de tradução oficial.

De acordo com o Decreto nº 1.799/96 (que regulamenta a Lei nº 5.433/68, que regula a microfilmagem de documentos oficiais), é correto o que se afirma em: