Sobre classificação arquivística, leia as opções abaixo, depois marque a alternativa que corresponde as opções CORRETAS.

I. O número de níveis varia de acordo com o órgão ou entidade e envolve os seguintes fatores: natureza das atividades desenvolvidas, tamanho da instituição, complexidade da estrutura organizacional e tecnologia utilizada.

II. O processo de organização dos documentos passa pelas seguintes fases, nesta ordem respectivamente: ordenação, tramitação e classificação.

III. A estrutura hierárquica do plano de classificação é um reflexo da estrutura, das funções e das atividades da entidade custodiadora dos documentos.

IV. O princípio norteador da fixação de fundos de arquivo é conhecido como o princípio orgânico estrutural.

V. Segundo o Arquivo Nacional (2011), o documento arquivístico apresenta as seguintes características: organicidade, unicidade, confiabilidade, autenticidade e acessibilidade.

Dentre as alternativas abaixo, marque a opção INCORRETA.

Leia as frases abaixo e marque a alternativa CORRETA.

I. O princípio da organicidade é o “princípio segundo o qual o arquivo produzido por uma entidade coletiva, pessoa ou família não deve ser misturado aos de outras entidades produtoras” (Brasil, 2005).

II. Um dos primeiros métodos sistemáticos para determinar os fatos e eventos no quais os documentos se inseriam, foi de Jean Mabillon em 1681, conhecido como De Re Diplomática.

III. O instrumento que identifica os documentos de um órgão é chamado de instrumento de gestão e podemos afirmar que dentro desse grupo encontram-se o Plano de Classificação e o Quadro de Arranjo.

IV. Os princípios que regem a Classificação Arquivística são: Princípio da Proveniência, Princípio da Organização, Princípio da Teoria das Três Idades e o Princípio da Territorialidade.

V. Antes de ocorrer a Revolução Francesa em 1789, os documentos eram considerados pelo seu valor intrínseco, logo não dependiam do seu contexto gerador.

Considere as seguintes afirmações abaixo sobre documentos de arquivo:

I. Classificam-se quanto ao gênero, à espécie e à natureza do assunto.

II. É qualquer registro produzido ou recebido por uma pessoa física ou jurídica dotado de organicidade suficiente para servir de prova.

III. É fonte de informações registradas, processadas e indexadas em meio digital, cuja principal finalidade é servir de testemunho administrativo.

IV. Enquanto documento de arquivo for avaliado como sigiloso, deve permanecer no Arquivo Intermediário.

Estão CORRETAS:

O Ciclo Vital dos documentos compreende três idades, sendo que cada uma das idades está relacionada com a função do documento. Nesse sentido, leia as opções abaixo e, depois, marque a alternativa que corresponde à CORRETA.

I. 1ª idade: arquivo corrente ou ativo. Nesta idade, os documentos são caracterizados como de uso funcional, administrativo e jurídico. Além disso, a pesquisa à informação encontra-se aberta ao público em geral.

II. 2ª idade: arquivo intermediário ou semiativo. Nesta idade, de acordo com alguns autores, os documentos são submetidos à Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos, ou seja, os documentos aguardam seus prazos de vida ou de recolhimento.

III. 3ª idade: arquivo permanente ou inativo. Nesta idade, os documentos já passaram pelo uso primário e passam a ter um uso mais relacionado à pesquisa, à cultura, à sociedade em geral, tornando-se fontes para diversas ciências.

Dentre as opções acima, quais estão CORRETAS?

O documento arquivístico, ao longo do seu uso, passa a possuir valores desde a sua produção até sua destinação final. Esses valores são chamados de primário e secundário. Marque a opção que melhor define os valores dos documentos.

I. A aplicação do princípio da proveniência é o único meio de garantir, por um lado, a integridade administrativa dos arquivos de uma unidade, pois, de certa forma, os documentos refletem a estrutura e o funcionamento da instituição.

II. O princípio da proveniência favorece a recuperação da informação através do arranjo que foi dado à acomodação dos documentos.

III. Por defender a ideia de não juntar (misturar) fundos diferentes, o princípio da proveniência pode ser considerado como uma função da arquivística, no momento em que considera o arquivo como um todo indivisível.

Estão CORRETAS as alternativas:

Leia os itens abaixo e marque a opção que corresponde à alternativa CORRETA.

I. Fundo documental pode ser definido como um conjunto de peças de toda natureza que todo corpo administrativo, toda pessoa jurídica ou física, automática e organicamente reúne em razão de suas funções ou atividades.

II. A aplicação do princípio da proveniência garante a integridade administrativa dos arquivos de uma unidade ou organização.

III. Os valores dos documentos podem ser divididos em correntes, intermediários e permanentes.

IV. A estrutura e funcionamento da administração são os elementos norteadores do arranjo documental.

Leia as questões abaixo e marque a alternativa que corresponde às afirmativas corretas.

I. Segundo o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística (2005), arquivo é definido como conjunto de documentos acumulados de diferentes instituições de forma orgânica e estrutural.

II. A arquivologia tem por finalidade o oferecimento da informação não somente às instituições produtoras, mas também aos cidadãos, pesquisadores ou não.

III. A arquivística é considerada como a ciência dos arquivos e não dos documentos, mesmo que estes sejam seu produto.

IV. Os principais objetos de estudo da arquivologia são os arquivos; documentos e comunicação.

Marque a alternativa em que se encontram as opções corretas. Nas opções abaixo, há exemplos de classificação de documentos de arquivo, de acordo com a autora Castro (1998, p.42).

I. Gênero: textuais, ofícios, iconográficos.

II. Espécie: certidão, relatório, ordem.

III. Natureza: sigiloso, confidencial, secreto.

Os documentos de arquivo durante sua vida passam por fases dentro de uma instituição ou órgão. Sendo essas fases chamadas de corrente, intermediária e permanente. No entanto, a arquivologia usa termos específicos para definir o trâmite do documento de uma fase para outra: da fase corrente para intermediária, e da fase intermediária para a permanente. Quais são os termos utilizados, respectivamente, da fase corrente para intermediária e da intermediária para permanente?

Leia a seguinte frase e, após, selecione a alternativa que preenche corretamente os espaços em branco. “__________ é todo material recebido ou produzido por um governo, organização ou firma, no decorrer de suas atividades, arquivado e conservado por si e seus sucessores para efeitos futuros. Os documentos de arquivo classificam-se quanto ao __________, __________ e__________”. (Castro, 1998, p.40).

Dentre as opções a seguir, marque a resposta que possui os fundamentais princípios da arquivologia.

Correa (2008), afirma que existem basicamente três tipos de arranjo físico: por processo, por produto e posicional.

Em relação ao arranjo físico por processo, considere as seguintes afirmações:

I - Tem como finalidade agrupar recursos com função ou processo similar.

II - Geralmente é mais usado quando os fluxos que passam pelos setores são muito variados e ocorrem com interrupções momentâneas.

III - Busca alocar os recursos de acordo com a sequência de etapas do processo de agregação de valor.

IV - Tem como característica manter estacionário o objeto (ou a pessoa) processado pela operação.

V - Agrupa recursos não similares com finalidade de processar um grupo de itens que tenham etapas de processamento similares.

Assinale a alternativa que indique somente as afirmações verdadeiras.

Giacaglia (2006, p.11) diz que “os eventos trazem comprovadamente resultados mais eficientes do que a propaganda que, por muitos anos e até recentemente, dominou o mercado de comunicação e a preferência das empresas na aplicação de seus recursos de comunicação”.

Com base nessa afirmação, marque a alternativa que apresenta outro benefício da organização de eventos empresariais.

Para uma comunicação eficaz, o emissor deve procurar esclarecer suas ideias antes de comunicá-las. Para tanto, Medeiros (2010) afirma que para transmitir uma informação eficaz deve-se analisar com qual pessoa você vai comunicar-se, quem é ela, o que você quer transmitir, como está transmitindo as informações, se está usando as palavras adequadas às circunstâncias. São questionamentos que ajudam a analisar se a mensagem está sendo transmitida de forma compreensível.

Assinale a alternativa que não oferece empecilhos para a comunicação eficaz do Secretário Executivo:

Segundo um levantamento feito pelo grupo Regus com 44 mil executivos em vários países, o WhatsApp é adotado por 95% dos profissionais, seguido pelo Skype e Facebook Messenger.

Para o CEO do Runrun.it – plataforma para gerenciamento de projetos corporativos – e especialista em produtividade, Antonio Carlos Soares, apesar de agilizar a troca de informações sobre a empresa e seus projetos de forma gratuita, o WhatsApp pode atrapalhar o tempo de descanso do funcionário e até mesmo afetar sua produtividade e foco no escritório.

Marque a opção que caracteriza o uso adequado do WhatsApp pelo profissional de Secretariado Executivo.

Medeiros e Hernandes (2003) destacam que no mundo moderno dos negócios, intensificado pela globalização da economia, o secretário transformou-se em um assistente do negócio, assumindo responsabilidades sem supervisão e ampliando seu poder de decisão.

Como a área do comércio exterior está diretamente ligada às habilidades de negociação, comunicação e uso apropriado do idioma estrangeiro, é de extrema importância que o profissional tenha essas três habilidades bem treinadas. Marque a opção que indica comportamentos de um secretario que teria um ótimo desempenho em sua atuação nas relações internacionais:

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Apenas 36% das pessoas conseguem identificar suas próprias emoções, segundo um estudo feito por Travis Bradberry e Jean Greaves, autores do livro “Emotional Intelligence 2.0” (Inteligência emocional 2.0), da TalentSmart.

Feita com mais de 500 mil pessoas ao longo de uma década, a pesquisa demonstra que essa competência, além de rara, é muito valiosa. O chamado QE, ou quoeficiente emocional, está ligado a 58% do sucesso profissional em qualquer carreira.

Levando em consideração a inteligência emocional ligada a técnicas de atendimento, pondere sobre as seguintes afirmações:

( ) Saber o que é importante para você não contribui para o seu autoconhecimento.

( ) Saber o que as pessoas pensam das suas atitudes ajuda a conhecer melhor o seu próprio modo de ser.

( ) Conte até dez, mas se não der certo e você explodir, pense que você só se irritou uma vez, já o seu chefe grita com você todos os dias.

( ) Deixar uma decisão difícil para o dia seguinte pode arejar as ideias e garantir um comportamento mais tranquilo.

( ) A consciência de que os vínculos e os conflitos são passageiros aumenta a sua resiliência.

Considerando V (verdadeiro) ou F (falso), assinale a alternativa que corresponde à sequência correta.

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Sabino e Rocha (2004, p. 55), sobre o planejamento, organização e controle de agenda, dizem que “uma agenda organizada é o mapa prévio do planejamento da rotina da Secretária. Este recurso é essencial para o acompanhamento dos trabalhos que devem ser executados, além de organizar o tempo tanto da Secretária quanto do seu superior”.

Considerando o trecho acima, a Secretária da tirinha teria um desempenho melhor se