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Considere que órgão da administração pública federal tenha celebrado um convênio com determinado município em 1.º/3/20X0 e que a prestação de contas tenha sido apresentada em 31/8/20X2. Considere, ainda, que tal órgão tenha tomado ciência, em 1.º/3/20X3, da ocorrência de um evento ilegal e antieconômico no convênio no dia 30/6/20X1, causado pelo município convenente. Nessa situação hipotética, o órgão deverá adotar as medidas internas administrativas para apuração dos fatos e ultimá-las até 28/8/20X3.
Quando o processo de tomada de contas especial for composto pelo relatório de auditoria do controle interno, contendo a conclusão do órgão de controle interno com manifestação expressa sobre a regularidade das contas, dispensa-se a exigência de emissão do certificado de auditoria.
O órgão de controle interno, ao emitir o relatório de auditoria nos processos de tomada de contas especial, obriga-se a manifestar-se conclusivamente sobre a correta identificação do responsável pelo dano ao erário, avaliando o nexo de causalidade entre a conduta do responsável pelo dano e a irregularidade causadora do dano, bem como a adequação dos elementos constantes da matriz de responsabilização.
Na tomada de contas especial, caso apresente opinião diversa da conclusão apresentada pelo tomador de contas em seu relatório, o órgão de controle interno deverá consignar tal fato em seu relatório e elaborar, se necessário, nova matriz de responsabilização.
A matriz de achados é documento obrigatório a ser anexado ao relatório do tomador de contas para o melhor julgamento da tomada de contas especial.
As informações e os documentos inseridos no sistema informatizado destinado à tomada de contas especial devem atender aos requisitos de autenticidade, integridade e validade jurídica estabelecidos pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil) ou outros parâmetros estabelecidos pelo TCU.
Suponha que, determinado órgão público federal, durante o processamento de tomada de contas especial instaurada para apurar o desaparecimento de alguns equipamentos, tenha realizado um cálculo aproximado do valor do dano com estimativa segura de que este não excederia o valor real dos bens extraviados. Nesse caso, o processo administrativo somente pode ser enviado ao TCU, já que é obrigatória a verificação exata do valor devido e, portanto, inadmissível a quantificação mediante estimativa.
Considere que, em determinado órgão público da União, tenha sido instaurada uma tomada de contas especial para apurar suposto desvio de verbas públicas e que, antes do encaminhamento do processo ao TCU, a situação tenha sido resolvida na via administrativa e a tomada de contas especial tenha sido arquivada. Nessa situação hipotética, ainda que tenha ocorrido a reparação da irregularidade, a tomada de contas especial não poderia ter sido encerrada sem o seu julgamento.
Diante da prática de ato ilegal que resulte em dano ao erário, antes da instauração da tomada de contas especial, a autoridade competente deve adotar medidas administrativas para esclarecer os fatos, caracterizar ou eliminar o prejuízo causado.
A tomada de contas especial só pode responsabilizar pessoas físicas e representantes legais de órgãos públicos pelos danos causados ao erário, não sendo aplicável à responsabilização de pessoas jurídicas.
O descumprimento dos prazos de encaminhamento da tomada de contas especial caracteriza uma grave infração às normas legais definidas pelo TCU, podendo a prorrogação desses prazos ser solicitada mediante pedido fundamentado do dirigente máximo responsável.
A instauração e o julgamento da tomada de contas especial cabem à Controladoria-Geral da União (CGU), órgão que possui a atribuição de fiscalizar e controlar a administração pública federal no âmbito do Poder Executivo.
A tomada de contas especial deve ser instaurada sempre que houver suspeita de irregularidades administrativas, mesmo que não haja prejuízo financeiro ao erário, para garantir a correção de procedimentos internos.
Suponha que um servidor público de determinada unidade administrativa tenha sido identificado como o responsável pelo desvio, para seu uso pessoal, de combustível destinado à frota de motocicletas da instituição. Nessa situação hipotética, é cabível a instauração de tomada de contas especial pela administração pública para apurar o valor exato do dano e obter o ressarcimento dos recursos públicos desviados.
A principal finalidade da tomada de contas especial é aplicar sanções administrativas aos servidores públicos, com o objetivo de disciplinar condutas inadequadas e melhorar a eficiência no serviço público.
A tomada de contas especial não deve ser instaurada se o valor do dano não atingir o valor mínimo estabelecido pelo Tribunal de Contas da União (TCU), conhecido como valor de alçada, a fim de que seja garantida a racionalização e a eficiência da administração pública.
O cadastro atualizado do proponente no transferegov.br é imprescindível à celebração de contrato de repasse.
Para que seja possível adotar o procedimento informatizado de análise de prestação de contas do passivo, exige-se, como condição necessária, entre outras, que o instrumento de transferência não seja objeto de denúncia.
Para a efetivação do arquivamento dos processos de transferências de recursos financeiros de dotações consignadas nos orçamentos fiscal e da seguridade social da União relativos a convênios cadastrados no módulo de convênios do Sistema Integrado de Administração Financeira do Governo Federal (SIAFI), e que não tenham sido operacionalizados no Sistema de Gestão de Convênios e Contratos de Repasse (SICONV) e na Plataforma +Brasil, basta que o instrumento de transferência voluntária não esteja submetido à tomada de contas especial.
Em se tratando de convênio que tenha causado ao erário em função de irregularidades comprovadas na execução do objeto pactuado, cuja identificação tenha se dado por meio da realização da conformidade financeira, não é possível a aplicação do procedimento de análise informatizada da prestação de contas.