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O processo de dispensa, de inexigibilidade ou de retardamento de licitação terá de ser instruído, no que couber, com os seguintes elementos: caracterização da situação emergencial ou calamitosa que justifique a dispensa (quando for o caso); razão da escolha do fornecedor ou executante; justificativa do preço; documento de aprovação dos projetos de pesquisa aos quais os bens serão alocados.
Na aquisição pública de materiais mediante processo licitatório, o princípio da vinculação ao instrumento convocatório poderá, excepcionalmente, ser descumprido para se obter maior celeridade no recebimento dos materiais.
As compras, sempre que possível, deverão, entre outras exigências, submeter-se a condições de aquisição e pagamento específicas do setor público.
As licitações para a execução de obras e para a prestação de serviços devem obedecer à seguinte sequência: projeto básico, projeto executivo, execução das obras e serviços
Caso, em uma organização, um item do estoque tenha apresentado consumo necessário de 3.200 unidades, quantidade atendida de 2.900 unidades e quantidade não entregue de 400 unidades, então o grau de atendimento terá sido superior a 90%.
A movimentação de materiais deve ser analisada juntamente com o leiaute; para isso, devem-se analisar as dimensões do produto, suas características mecânicas e a quantidade a ser transportada, bem como a edificação, a sequência das operações e o custo da movimentação.
Se, em determinado estabelecimento, uma peça for consumida a uma razão de 30 unidades por mês, o tempo de reposição for de dois meses e o estoque mínimo dessa peça for a quantidade necessária para um mês de consumo, então o ponto de pedido deverá ser de 85 unidades.
Os principais problemas relativos à administração de materiais são: a má localização dos estoques, o armazenamento inadequado, os erros de cálculo nos relatórios de entrada e saída de materiais, os erros gerados no recebimento, o esquecimento e atraso na emissão de documentos relativos à entrada e saída de material e a inadequação nos procedimentos de contagem física.
O custo de armazenagem é a soma dos custos de capital, de seguro, de transportes, de obsolescência e de despesas diversas, compostas por uma parte variável e uma parte fixa, que independe da quantidade de material em estoque
Como o estoque é fundamental para o funcionamento de uma empresa, quanto maior for o investimento em estoque, maior será a necessidade de comprometimento e de responsabilidade de cada um dos departamentos da empresa na gestão de materiais.
O ofício e o memorando são exemplos de tipos documentais.
A abertura de processos é uma função exclusiva dos serviços de protocolo.
O plano de classificação e a tabela de temporalidade são instrumentos arquivísticos previstos nas fases de um programa de gestão de documentos.
A gestão de documentos é aplicada aos documentos considerados de valor permanente, ou seja, aqueles com valor histórico reconhecido pela sociedade
No Brasil, o e-ARQ é o modelo de requisitos que deve ser adotado para o desenvolvimento de um sistema informatizado de gestão arquivística de documentos.
Os documentos de interesse da instituição que tenham sido adquiridos por meio de compra, doação ou permuta devem ser considerados como arquivos.
Diferentemente da biblioteca, o arquivo não é uma coleção de documentos, mas uma acumulação natural de documentos
A avaliação de documentos de arquivo tem caráter irrevogável
Os arquivos gerais são localizados nas unidades político-administrativas de uma organização e cumprem a função de arquivos correntes
Um princípio fundamental da arquivologia é o respeito à ordem original, que, quando aplicado, preserva a organicidade dos documentos.