A ata é um documento que registra, resumidamente, mas, com clareza, as ocorrências de uma reunião de pessoas para determinado fim. Quanto às normas que devem ser observadas para sua lavratura, assinale a alternativa CORRETA.

As reuniões podem ser dos mais variados tipos: seminários, mesa-redonda, painel, simpósio, conferência, etc. Assinale a alternativa que traz a definição CORRETA do tipo de reunião mencionado.

João, secretário executivo de uma empresa de grande porte, recebeu uma solicitação de planejamento e organização de uma viagem internacional para um executivo. Acerca dos detalhes que deverão ser observados, é INCORRETO afirmar que

Luiza, que atua como secretária há 20 anos junto ao Conselho Regional de Corretores de Imóveis, no estado do Rio de Janeiro, recebeu, com desconfiança e temor, a notícia de seu superior de que era urgente a confirmação no curso de qualificação profissional de “Eficiência na Gestão das Informações” - projeto divulgado entre os diversos conselhos da área e de obrigatória adesão por todas as regionais. Luiza, que há meses vinha postergando seu aceite, tendo inclusive “redirecionado” o comunicado, temia a obrigação de ter que conhecer novas tecnologias, uma vez que demorou muito tempo para ficar completamente habituada ao Windows Me, vs 98. O termo “eficiência na gestão das informações” é uma prática recente nos meios organizacionais, em razão do volume de informações e da necessidade de eficiência na gestão dos meios por diversos profissionais, mais especificamente os de secretariado, considerando suas atividades. Nesse sentido, e de acordo com os seus conhecimentos sobre o tema, Luiza terá diversos conteúdos abordados no curso, exceto:

Constituem deveres fundamentais dos profissionais de secretariado, de acordo com o estabelecido no código de ética profissional, comportamentos que visem o respeito à profissão e aos profissionais. Entre os deveres elencados no referido documento, é correta a seguinte prática:

Diversos autores contemplam que o novo perfil do profissional de secretariado exige uma capacidade multifuncional, com uma visão abrangente do cotidiano secretarial e empresarial e uma capacidade gerencial diversificada, que inclui o domínio de idiomas, equipes, tecnologias e procedimentos administrativos. Nesse sentido, é correto afirmar que a este novo profissional de secretariado são exigidas múltiplas habilidades, exceto:

A comunicação oficial, tida como a maneira pela qual o Poder Público redige seus atos normativos e comunicações, deve obediência aos princípios de impessoalidade, uso do padrão culto de linguagem, clareza, concisão, formalidade e uniformidade, entre outros. Nesse sentido, para a perfeita e correta elaboração de comunicações oficiais, é fundamental a obediência aos princípios estabelecidos. De acordo com o exposto e com seus conhecimentos sobre o assunto, é correta, quanto às comunicações oficiais, a seguinte assertiva:

Dentre as diversas competências exigidas aos profissionais de secretariado, a organização de cerimoniais e ritos demanda especial atenção às regras de precedência. Nesse sentido, em um cerimonial público federal, a precedência, salvo exceções, terá como correta a seguinte hipótese:

O código de ética do profissional de secretariado, como documento que direciona a correta conduta, exerce o dever de ser obrigatoriamente conhecido e amplamente divulgado entre os profissionais da área. Em sua estrutura, elementos como direitos, deveres, relações em geral e práticas de conduta sigilosa, formam a base ética de condução das atividades do secretário. Nesse sentido, acerca das condutas expressamente determinadas quanto ao sigilo profissional, é vedado ao secretário:

Ao profissional de secretariado é assegurado, de acordo com a Lei que regulamenta o exercício profissional, o direito ao registro junto a SRTE – Superintendência Regional do Trabalho e Emprego. Nesse sentido e de acordo com a normativa, o exercício da profissão aos não habilitados contempla expressamente os seguintes prazos:

De acordo com o estabelecido no regulamento do exercício profissional do secretário, citado no Código de Ética como direito à garantia e dever de defesa, faz parte expressa das atribuições do profissional de secretariado diversas atividades, exceto:

Na administração de empresas, há uma técnica que facilita o entendimento de controle do processo que foi introduzido no Japão, após Primeira Guerra Mundial (década de 1920), por Walter A. Shewart e que foi difundido no mundo por Willian Edwards Deming, em 1950. Que técnica é esta?

Analise as informações apresentadas abaixo sobre os tipos de documentos oficiais.

I - Carta interna que possibilita a comunicação entre departamentos da mesma empresa ou chefes de seção, matriz e filiais.

II - Instrumento de correspondência escrita entre autoridades de órgãos públicos e ou sempre que tiver um órgão público como remetente ou destinatário.

III - Registro exato e metódico de deliberações tomadas em uma reunião e que deve ser assinada pela pessoa que preside e secretaria a seção.

IV - Documento que dá manifestação sobre assunto à sua consideração para fundamentar solução e ou decisão.

V - Instrumento expedido por autoridades sobre a organização e funcionamento de serviço para que se cumpra ordem específica e imediata ou que ordena assuntos relacionados à gestão.

Assinale a alternativa que apresenta a sequência que CORRETAMENTE poderá ser associada a estas informações.

A finalidade do arquivo é (...) colocar e conservar, numa mesma ordem, documentos devidamente classificados e outros papeis relacionados com um indivíduo ou uma empresa, com certa divisão geográfica, ou sobre determinado assunto, de tal forma que estejam protegidos contra deterioração ou perda e, ao mesmo tempo, facilite a localização e o manejo dos documentos. Tem por objetivo proporcionar lugar seguro, organização, localização rápida dos documentos e restauração do passado, formando uma memória de grande valor.

(SCHUMACHER, A. J., PORTELA, K.C.A., BORTH, M. R. Ferramentas do Secretário Executivo. Dos Autores: 2013, p. 221)

Observando a finalidade do arquivo e sua gestão, analise as proposições que seguem.

I - A Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, relata que a natureza do assunto dos documentos pode ter classificação ostensiva cuja divulgação não prejudica a administração e classificação sigilosa em que os documentos, por sua natureza, devam ser de conhecimento restrito e, portanto, requeiram medidas especiais de salvaguarda para sua custódia e divulgação.

II - O valor de um documento pode ser identificado a princípio pela sua finalidade e natureza, podendo ser de natureza comercial, científica, técnica e oficial.

III - O método follow-up é um arquivo de prosseguimento que permite acompanhar assuntos pendentes ou com prazos marcados. Um follow-up utiliza 31 pastas de arquivos, sendo uma pasta para cada dia do mês, e mais 12 pastas, uma para cada mês do ano, totalizando 43 pastas.

IV - O método variadex é variante do método alfabético e as cores são usadas para facilitar o arquivamento e a localização do documento. Cada cor representa um grupo de letras do alfabeto; as cores são atribuídas a pastas e a primeira letra do nome.

V - O método alfabético consiste na alocação de documento por ordem alfabética crescente ou decrescente, com necessidade de índices. É o método mais simples e eficaz para a gestão do arquivo. Pode possuir notações abertas como A, B, C e notações fechadas Aa, Ab, Ac.

Estão CORRETAS as assertivas:

Considerando o método alfabético, analise as seguintes assertivas:

I - No caso de sobrenome composto por adjetivo ou ligado por hífen não se separa. A mesma regra para os sobrenomes compostos formados por Santa, Santo ou São.

II - Os nomes de empresas, órgãos públicos, instituições são registrados como se apresentam, desconsiderando os artigos, colocando-os após a transcrição entre parênteses.

III - Os títulos são considerados no método alfabético; eles são colocados na frente do nome.

IV - Os nomes árabes, chineses, japoneses e espanhóis são arquivados pelo último sobrenome, que corresponde ao sobrenome da família dos avós paternos.

V - Os nomes das empresas não fazem inversão, ou seja, o arquivamento ocorre pelo nome exato da empresa e, no caso das empresas conhecidas por siglas, devem ser arquivadas como se fossem palavras.

Está(ão) CORRETA(S), apenas:

Analise os fragmentos a seguir:

I - Reunião formal e periódica de pessoas, pertencentes a grupos profissionais com o mesmo interesse, geralmente promovido por entidades associativas, objetivando estudar, debater e chegar a conclusões sobre um tema em geral, que é exposto em subtemas, podendo acontecer um evento maior no plenário e, menores, em diversas outras salas.

II - Caracteriza-se pela reunião de pessoas de determinados departamentos ou seções de uma empresa, objetivando conhecer novas diretrizes; treinamento; reciclagem; entrosamento; troca de experiências e informações e são utilizados vários tipos de eventos, palestras, conferências, workshops, inclusive entretenimento e laser, com o objetivo de entrosar os participantes.

III - Reunião caracterizada pela permuta de informações e livre debate de ideias e argumentos, com grandes audiências. Trata-se de um tipo menos técnico de reunião, cujo objetivo é o de conseguir a efetiva participação de um público numeroso, que deve ser motivado. Bastante utilizado pela necessidade crescente de sensibilizar a opinião pública para certos problemas sociais.

(SCHUMACHER, A. J., PORTELA, K.C.A., BORTH, M. R. Ferramentas do Secretário Executivo. Dos Autores: 2013, p. 253) Marque a alternativa CORRETA.

Sabendo que para o manuseio dos símbolos nacionais em eventos públicos são estabelecidos procedimentos específicos, assinale abaixo (V) para VERDADEIRO e (F) para FALSO:

( ) Nas cerimônias em que possui representação estrangeira, o Hino Nacional do país deve, por cortesia, preceder o Hino Nacional brasileiro.

( ) A decoração do evento deve ser cuidadosamente organizada, de modo que não impeça a visibilidade das Armas da República e/ ou da Bandeira Nacional.

( ) A execução do Hino Nacional terá início após as autoridades da mesa de honra tiverem ocupado seus lugares. Ao ser executado na solenidade, o público deverá estar em pé, com postura formal. Os civis devem estar com a cabeça descoberta e militares em continência.

( ) O Selo Nacional é usado para autenticar atos do governo, diplomas e certificados expedidos por escolas oficiais, enviar correspondência oficial e para lacrar correspondências especiais do governo.

Marque a alternativa CORRETA:

Sabe-se que trabalhar com eventos vai além dos conhecimentos e habilidades técnicas para sua execução. Estima-se o planejamento, a organização e o controle dos processos e, durante as etapas do evento, também é preciso saber liderar e lidar com diversos profissionais, de diversas áreas e níveis da empresa. Nas ações abaixo, que tratam do profissional com visão estratégica, assinale (V) para VERDADEIRO e ( F ) para FALSO.

( ) Compreende o negócio da empresa como um todo, suas metas e objetivos, relacionando todo o contexto com os eventos, estimando seus resultados.

( ) Entende que o evento impacta diretamente na estratégia de comunicação da empresa e que, portanto, não precisa fazer parte do plano de comunicação integrada.

( ) Realiza a avaliação de forma operacional, compreendendo que os critérios estão relacionados à organização de cada evento.

( ) Executa suas atividades operacionais e estratégicas, visando a oportunidade de negócios e de relacionamentos para a empresa, além da divulgação da marca.

( ) Organiza o evento e acredita que o evento é uma atividade-fim para gerar resultados de curto prazo.

Marque a alternativa CORRETA.

Com relação a gestão de conflitos, Kipper e Fávero (2009) relatam que o trabalho está intercalado com as relações interpessoais e vai de acordo com as experiências de cada um sobre si e sobre o outro. O(A) secretário(a), em todo momento, se comunica com o chefe, com gestores e colaboradores da organização e isso pode gerar conflitos.

KIPPER, Rosane Tomedi; FÁVERO, Altair Alberto. Pensamento, criatividade e conhecimento: diferenciais do profissional de secretariado executivo. In: DURANTE, Daniela Giareta; FÁVERO, Altair Alberto (org.). Gestão Secretarial: formação e atuação profissional. Passo Fundo: UPF, 2009.

Quanto aos conflitos, é possível afirmar que:

Gronroos (1994), citado por Gangana (2001, p. 25), diz que “Marketing é estabelecer, manter e desenvolver relacionamentos de longo prazo com os consumidores e outros parceiros, com lucratividade, a fim de que os objetivos das partes sejam atendidos”.

O secretário é intermediário nas relações do gestor e/ou da empresa com o cliente, tendo um papel importante no marketing de relacionamento com o cliente, fora dizer que muitas vezes ele é quem faz a negociação direta com o cliente no lugar do chefe. Caso esteja nessa última situação e tenha combinado com o cliente que resolveria a situação, qual é a atitude mais adequada a se tomar?

GANGANA, Maurício Gonçalves. Fundamentos de Marketing. 1ª ed. Rio de Janeiro: FGV Management - Cursos de Educação Continuada. 2001.