Questões de Concurso
Comentadas para assistente administrativo
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I. João, analista do setor financeiro, identificou que um colega responsável pelas compras também está aprovando pagamentos, o que pode gerar riscos para a empresa. Ele solicitou que seja verificada a aplicação adequada do princípio da segregação de funções, de forma que seja evitada a ocorrência de conflitos de interesse e fraudes.
II. Paula, funcionária da área administrativa, apresentou uma denúncia sigilosa relatando irregularidades em processos internos. Ela solicitou que a empresa receba e examine tais denúncias internas, relativas às atividades da empresa.
III. Renata, gerente de um projeto estratégico, solicitou que seja verificado o cumprimento e a implementação das recomendações feitas pela Controladoria-Geral da União (CGU), pelo Tribunal de Contas da União (TCU) e pelo Conselho Fiscal, conforme exigido em relatórios anteriores.
Com base no Estatuto Social da Hemobrás, para qual unidade cada caso deverá ser encaminhado?
I. Aos colaboradores da Hemobrás é proibida a ausência em horário de expediente, bem como sair antecipadamente sem autorização da chefia imediata.
II. Os colaboradores da Hemobrás, mesmo que estejam de licença ou em período de afastamento, e os parceiros de negócios devem resguardar informações privilegiadas, sigilosas e reservadas que tiverem acesso tanto devido ao exercício profissional quanto por meio casual, em virtude da falta de discrição ou cuidado de pessoas obrigadas a guardar sigilo.
III. Os colaboradores da Hemobrás devem se comprometer a não exercer quaisquer atividades profissionais conflitantes com o exercício do emprego ou função, ou incompatíveis com o horário de trabalho, conforme o regime aplicável.
IV. O Código de Ética, Conduta e Integridade da Hemobrás não estabelece nenhuma restrição quanto ao uso de recursos materiais, meios de comunicação e instalações colocados à sua disposição e de seus colaboradores para fins estranhos às suas atividades profissionais.
Está correto o que se afirma em
I - No método alfabético de arquivamento, as fichas ou pastas de documentos são dispostas rigorosamente na ordem alfabética, por meio de guias divisórias com as respectivas letras, devendo também ser respeitadas as normas gerais para a alfabetação.
II - No método numérico, o principal elemento a ser considerado em um documento é o seu número, a escolha deve recair sobre o método numérico. No Método Numérico cronológico para cada documento é atribuído um número, a partir do qual serão organizados os documentos. Como no momento da busca a procura acontecerá a partir de um nome, este método exige a adoção de um índice alfabético, também chamado de onomástico, que permitirá identificar o número de cada documento e, assim, possibilitar sua localização.
III - Já no Método Numérico simples, utiliza-se a cronologia se refere a tempo, nesse caso relativa a uma data ou a um período relacionado aos documentos. Com esse método, os documentos são organizados a partir de uma data, que, na maioria das vezes, é a data de produção do documento. É o caso de notas fiscais, por exemplo, quando são arquivadas pelo dia, mês e ano de sua emissão.
IV - O método geográfico consiste em organizar a documentação de acordo com lugares e regiões geográficas, ou seja, os documentos são arquivados conforme seu local de produção ou sua procedência.
V - No método ideográfico, a organização é feita pelo assunto dos documentos. O método divide-se em duas categorias, isto é, pode ser alfabético ou numérico.
Após a análise pode-se afirmar:
I - Os arquivos correntes são assim considerados porque geralmente estão em tramitação, mas é importante enfatizar que em muitos casos, mesmo sem movimentação, os documentos podem ser assim considerados. O critério que define tal status para tais arquivos é relacionado à frequência de sua utilização ou consulta.
II - Os documentos de primeira idade estão geralmente localizados próximos aos seus setores empresariais produtores e são conhecidos também, pela terminologia arquivística, como arquivos ativos.
III - Os documentos de primeira idade possuem valor administrativo para a empresa, valor este chamado de primário. Dentre as atividades realizadas no âmbito da fase corrente, podem ser destacadas as de protocolo, arquivamento, consulta, expedição e empréstimo de documentos.
IV - Quanto aos arquivos intermediários, pode-se afirmar que eles poderão ser consultados e utilizados de modo esporádico por seus produtores, pois já cumpriram os seus principais objetivos na idade corrente junto à administração.
V - Os documentos que já não são mais necessários nos departamentos empresariais devem ser transferidos para um arquivo central ou um arquivo geral, que possua esse caráter de guarda intermediária, a fim de serem cumpridos prazos prescricionais (legais) e precaucionais (discricionários) antes da destinação final deles (eliminação ou recolhimento para guarda permanente).
VI - Apesar de estarem longe dos setores organizacionais produtores, os documentos de segunda idade ainda pertencem a eles. Esses arquivos são também conhecidos como semiativos e, juntamente com os arquivos correntes, são também possuidores de valor primário.
VII - Os arquivos permanentes, por sua vez, são aqueles que deverão ser arquivados definitivamente e que, portanto, não podem ser eliminados jamais.
VIII - Os documentos de terceira idade devem ser preservados por apresentarem um valor histórico-cultural (secundário), ou seja, não mais possuem o valor primário.
IX - São classificados como permanentes, por exemplo, os documentos que revelam a origem, a constituição e a evolução da instituição, normas, regulamentos e outros que se caracterizam como históricos para a instituição.
X - Ao contrário das idades corrente e intermediária, os arquivos permanentes são abertos ao público, isto é, não há restrições quanto à possibilidade de pesquisa por terceiros. Esta idade é também chamada de inativa, tendo como principais atividades a reunião da documentação histórica, o arranjo - isto é, a classificação desses arquivos -, a conservação e a descrição dos documentos.
Após a análise, pode-se afirmar: