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As melhores condições ambientais para guarda de documentos em suporte papel consistem em temperatura baixa e umidade alta.
A classificação dos documentos produzidos e(ou) recebidos pela atividade-meio do MCTI é feita a partir do Código de Classificação de Documentos de Arquivo, elaborado pelo Conselho Nacional de Arquivos para os órgãos da administração pública federal.
A distribuição de documentos, uma das atividades de protocolo, é desenvolvida em todos os setores de uma organização.
A gestão de documentos envolve as sete funções arquivísticas: criação, classificação, avaliação, difusão, descrição, aquisição e preservação.
A determinação dos prazos de guarda nos arquivos corrente e intermediário em uma tabela de temporalidade é feita, geralmente, na unidade de tempo ano.
A ordenação de documento é uma atividade anterior à classificação e posterior ao arquivamento.
Arquivística é a disciplina que tem como objetivo tratar as coleções de documentos produzidos e(ou) recebidos pelas pessoas físicas ou jurídicas.
Os documentos públicos são identificados como ativos, inativos e elimináveis
No MCTI, as orientações para a organização dos documentos de arquivo são dadas pelo Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo (SIGA) e pelo Sistema Nacional de Arquivos (SINAR).
Os arquivos do MCTI são formados pelos documentos em suporte papel e em suporte eletrônico, pelos documentos bibliográficos e pelos documentos museológicos.
O documento de arquivo é aquele acumulado, naturalmente, como resultado das atividades de uma organização pública ou privada.
O fundo de arquivo acumulado por uma organização é resultado da aplicação do princípio da ordem original.