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“O documento ‘pensão vitalícia’ deverá permanecer no arquivo __________ por cinco anos; o relativo à pensão _________, enquanto vigorar. A destinação final do documento de _________ é a eliminação; porém, ele deve ser mantido no arquivo ________ por cinquenta e dois anos. Apenas documentos do subgrupo 027 irão compor o arquivo ________.”
(BELLOTO, Heloisa Liberalli. Arquivos permanentes. Tratamento documental. 2. ed. rev. e aum. Rio de Janeiro: FGV, 2004.)
Considerando os princípios arquivísticos, assinale a afirmativa INCORRETA.
(BELLOTO, Heloisa Liberalli. Arquivos permanentes. Tratamento documental. 2. ed. Rio de Janeiro: FGV, 2004.)
De acordo com o contexto, sobre o que representa uma compreensão crítica e integrada sobre o papel do preparo, preenchimento e tratamento de documentos, assinale a alternativa INCORRETA.
(__) A recepção consiste na entrada de documentos na instituição, devendo ser feita com conferência dos dados essenciais e verificação de integridade.
(__) A classificação de documentos se refere à definição do grau de sigilo do conteúdo, sendo uma etapa exclusiva do setor de segurança institucional.
(__) O registro corresponde à anotação sistemática dos dados do documento recebido, como data de entrada, origem, assunto e destino.
(__) A distribuição consiste no envio dos documentos aos setores responsáveis para análise ou providências, conforme a natureza e o conteúdo do material.
Assinale a alternativa que apresenta a sequência correta:
• Um envelope com documentação sigilosa, sem identificação clara do remetente, mas endereçado diretamente ao setor jurídico.
• Um ofício externo com assunto genérico, endereçado à presidência, porém com conteúdo de interesse da área técnica.
• Um memorando interno enviado por e-mail, mas posteriormente impresso para arquivamento e distribuição.
• Um processo físico com prazos administrativos já em andamento, mas que chegou sem número de protocolo.
Com base nas boas práticas de gestão documental e nas etapas do protocolo, avalie as medidas mais adequadas que a servidora deve adotar:
• Conjunto A, listas de presença e atas de reuniões pedagógicas de 2024, ainda em uso para planejamento de 2025.
• Conjunto B, contratos com prestadores de serviço encerrados há dois anos, com prazo legal de guarda de cinco anos.
• Conjunto C, o primeiro Plano Municipal de Educação, datado de 1995, e documentos relacionados à fundação das escolas públicas locais.
Com base nos conceitos arquivísticos, classifique corretamente os conjuntos A, B e C, respectivamente, quanto ao tipo de arquivo:
I. Substituir pastas danificadas por pastas suspensas com etiquetas padronizadas, para garantir durabilidade e melhor identificação visual.
II. Adotar o uso de divisórias internas e separadores alfabéticos ou numéricos, facilitando a ordenação lógica dentro das caixas arquivo.
III. Implantar um sistema de codificação por cores nas etiquetas das pastas, atribuindo significados específicos para cada setor ou tipo documental.
Assinale a alternativa correta:
(__) A adoção do método alfabético em grandes instituições exige regras rígidas de padronização nominal e uso constante de guias, pois erros na ordenação podem comprometer seriamente a recuperação da informação.
(__) Em empresas com filiais em diversas regiões, o método geográfico pode se tornar ineficiente, já que exige o cruzamento de nomes e códigos, tornando mais lenta a localização do documento.
(__) Métodos ideográficos, baseados em símbolos, cores ou formas, podem oferecer agilidade na identificação visual de documentos, mas exigem treinamento específico dos usuários e uma padronização rigorosa para manter a eficácia do sistema.
(__) Independentemente do método adotado, a eficácia do arquivamento depende mais da classificação lógica dos documentos do que da forma como eles são fisicamente organizados.
Assinale a alternativa que apresenta a sequencia correta:
I. Registro da correspondência em sistema próprio, com informações como data, número do documento, remetente, destinatário e tipo de envio.
II. Encaminhamento do documento sem verificação de assinatura ou anexos, pois essa conferência não compete ao setor de expedição.
III. Utilização de meios que garantam a confirmação de entrega, como o Aviso de Recebimento (AR) ou protocolo eletrônico.
São procedimentos adequados à expedição de correspondência o que se afirma em:
( ) O inventário descreve conjuntos documentais ou partes do fundo; em sua elaboração são evidenciadas operações básicas de descrição – caracterização diplomática, limites cronológicos, entre outras.
( ) A edição de fontes traz uma relação de vários fundos, na qual cada peça integrante é descrita analiticamente; é, geralmente, utilizada em efemérides.
( ) O guia é o instrumento que descreve unitariamente as peças documentais de uma série ou mais, respeitada ou não a ordem da classificação.
( ) O repertório deve propiciar uma visão de conjunto dos serviços do arquivo, demonstrando seus recursos, natureza e interesse dos fundos que abriga, além de informar o endereço, dias e horários de consulta, restrições de acesso etc.
A sequência está correta em
( ) Velatura. ( ) Restauração. ( ) Laminação. ( ) Reintegração.
1.Usa-se uma suspensão de fibras para reparar documentos danificados por perda de suporte.
2. Aplicação de reforço de papel ou tecido em qualquer face de uma folha.
3. Conjunto de procedimentos específicos para a recuperação e reforço de documentos deteriorados e danificados.
4. Reforço de documentos deteriorados ou frágeis, colocando-os entre folhas de papel de baixa gramatura.
A sequência está correta em
(ELKINGTON, N. E. Manual do RLG para microfilmagem de arquivos. Rio de Janeiro: Projeto conservação preventiva em bibliotecas e arquivos, 2001. p. 15.)
Acerca dos procedimentos e da importância da microfilmagem, assinale a afirmativa INCORRETA.
(CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS. Brasil. NOBRADE: Norma Brasileira de Descrição Arquivística. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2006. p. 11.)
A descrição de funções exerce um papel vital na explicação da proveniência de documentos. As descrições de funções podem ajudar a situar os documentos com mais segurança no contexto de sua produção e uso. Também ajudam a explicar como e por que documentos foram produzidos e subsequentemente usados, o propósito ou papel que foram destinados a executar numa organização, e como se ajustavam a essa organização e se ligavam a outros documentos por ela produzidos.
(CONSELHO INTERNACIONAL DE ARQUIVOS. ISDF: Norma Internacional para Descrição de Funções. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2008. p. 11.)
Na Arquivologia, a padronização da descrição de documentos é fundamental para garantir o acesso, a preservação e a compreensão do patrimônio documental. Juntas, NOBRADE e ISDF contribuem para a construção de sistemas arquivísticos mais integrados, coerentes e acessíveis, fortalecendo a gestão, a preservação e a difusão da informação. Sobre as normas arquivísticas e sua utilização, assinale a afirmativa correta.
I. Quando se tratar de acesso à informação contida em documento cuja manipulação possa prejudicar sua integridade, deverá ser oferecida a consulta de cópia, com certificação de que ela está de acordo com o original.
II. No caso de indeferimento de acesso a informações ou razões da negativa do acesso, poderá o interessado interpor recurso contra a decisão no prazo de trinta dias a contar da sua ciência.
III. Poderá ser negado acesso à informação necessária à tutela judicial ou administrativa de direitos fundamentais.
IV. O prazo máximo de restrição de acesso à informação para documentos classificados como secretos é de quinze anos.
Acerca do acesso a informações previsto na referida normativa, está correto o que se afirma apenas em
(ARELLANO, Miguel Angel. Preservação de documentos digitais. Ci. Inf., Brasília, v. 33, n. 2, p. 15-27, 2004.)
A estratégia de preservação digital baseada na utilização de recursos computacionais para fazer uma tecnologia atual funcionar com as características de uma obsoleta, aceitando as mesmas entradas e produzindo as mesmas saídas, é: