Analise a afirmativa a seguir.

Entende-se não apenas a reunião da documentação em um único local, como também a concentração de todas as atividades de controle – recebimento, registro, distribuição, movimentação e expedição – de documentos de uso corrente em um único órgão da estrutura organizacional.

A afirmativa diz respeito a:

Numere a COLUNA II de acordo com a COLUNA I, relacionando o conceito com sua respectiva definição, conforme descrito pelo CONARQ.

COLUNA I

1. Gestão de documentos

2. Sistema de arquivamento

3. Tabela de temporalidade

4. Protocolo

COLUNA II

( ) Instrumento de destinação, aprovado por autoridade competente, que determina prazos e condições de guarda tendo em vista a transferência, recolhimento, descarte ou eliminação de documentos.

( ) Serviço encarregado do recebimento, registro, classificação, distribuição, controle da tramitação e expedição de documentos.

( ) Conjunto de rotinas, procedimentos e métodos de arquivamento compatíveis entre si, tendo em vista a organização e a preservação de documentos ou arquivos, bem como o acesso às informações neles contidas.

( ) Conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, visando sua eliminação ou seu recolhimento.

Assinale a sequência CORRETA.

Sobre arquivamento, assinale a alternativa INCORRETA

Os agentes biológicos de deterioração de acervos são, entre outros, os fungos, cuja presença depende quase que exclusivamente das condições ambientais reinantes nas dependências onde se encontram os documentos. Algumas medidas são importantes para manter os acervos sob controle de infestação de fungos. Nesse sentido, assinale a alternativa INCORRETA.

“Se um plano de classificação arquivística resultar em um número muito grande de classes, tenderá a ser utilizado com certa dificuldade. Por outro lado, se resultar em um número reduzido de classes para uma documentação muito variada e volumosa, é possível que se torne insatisfatório. O mesmo poderá acontecer no caso de classes muito especificamente ligadas a determinados documentos, de tal modo que não permitam a inclusão de outros que venham a ser produzidos. A elaboração do plano não pode estar desconectada da preocupação com sua aplicação. Assim, convém buscar, para as classes a serem criadas, um nível de generalidade ideal, que proporcione ao menos três qualidades ao plano de classificação. Estas três qualidades, reunidas, deverão permitir que o plano de classificação seja aplicado sem grandes dificuldades, bem como possibilitar a necessária adaptação a situações não previstas nos levantamentos efetuados para sua elaboração (como o surgimento de novas atividades, ou a incorporação de novos documentos a classes anteriormente definidas).” Dentre as qualidades apresentadas a seguir, assinale qual delas NÃO se aplica ao contexto do enunciado.

Na elaboração de planos de classificação de documentos do arquivo de uma entidade (pessoa jurídica), ao estabelecer as classes do plano de classificação, quais tipos de critérios devem ser normalmente seguidos?

O Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), órgão colegiado vinculado ao Arquivo Nacional do Ministério da Justiça, está empreendendo uma campanha de conscientização e sensibilização junto aos prefeitos, e presidentes de câmaras municipais para a criação de arquivos públicos municipais. Esta campanha, denominada Campanha de Criação e Desenvolvimento de Arquivos Públicos Municipais, tem como objetivo principal informar e sensibilizar as autoridades públicas municipais e também os cidadãos acerca da importância dos arquivos públicos para:

I. A boa governança, construção da memória e preservação da identidade histórica e cultural da comunidade local.

II. Estimular a implementação de programas de gestão de documentos e informações públicas no âmbito das prefeituras e das câmaras de vereadores, com a finalidade de apoiar os municípios brasileiros a tornar a administração pública municipal mais transparente e eficaz, garantindo, dessa forma, o direito de acesso às informações e servindo como instrumento para o exercício pleno da cidadania.

III.Que as administrações municipais garantam o acesso à informação, o controle das finanças públicas e a transparência administrativa, beneficiando diretamente, nesse processo, os municípios e seus cidadãos.

Estão corretas as afirmativas

Foi dada ao profissional de secretariado a incumbência de organizar os arquivos da empresa. Ao analisar os arquivos, ele percebeu que os documentos estavam dispersos e que partes de alguns documentos estavam perdidas. Nesse caso, qual princípio da arquivística está sendo violado e que se deve tentar corrigir?

Leia o texto a seguir:

Eliminação é a destruição de documentos que, na avaliação, foram considerados sem valor para a guarda permanente.[...] No âmbito dos órgãos ou entidades integrantes do Poder Executivo Federal, os procedimentos para eliminação de documentos encontram-se estabelecidos em resolução aprovada pelo Conarq.

Fonte: ARQUIVO NACIONAL (Brasil). Gestão de documentos: curso de capacitação para os integrantes do Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo - SIGA, da administração pública federal. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2011, p. 33-34.

Considerando a Resolução nº 40 do Conselho Nacional de Arquivos, que dispõe sobre os procedimentos para a eliminação de documentos no âmbito dos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos – SINAR, assinale com (V) as afirmativas verdadeiras e com (F) as afirmativas falsas.
( ) Os órgãos ou entidades devem elaborar a listagem, o edital de ciência de eliminação de documentos e o termo de eliminação de documentos. ( ) Os órgãos e entidades só poderão eliminar documentos, caso possuam Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos. ( ) A eliminação de documentos arquivísticos públicos e de caráter público será efetuada por meio de incineração. ( ) Para efetuar a eliminação, o órgão ou entidade deve obter a autorização da instituição arquivística pública, na sua específica esfera de competência. ( ) A eliminação dos documentos deverá, obrigatoriamente, ocorrer com a supervisão de responsável designado para acompanhar o procedimento. ( ) A publicidade em periódico oficial do Termo de Eliminação de Documentos é obrigatória.
Assinale a sequência CORRETA.

O artigo 10 da Lei de Arquivos, lei no 8.159, de 8 de janeiro de 1991, dispõe que os documentos de valor permanente são

Leia o texto a seguir:

Schellemberg afirma que os documentos públicos oferecem dois gêneros de valor e assim os define: ________________ são os que interessam à própria repartição originária e _______________, os que interessam às outras entidades do governo e ao público em geral.

Fonte: BELLOTTO, Heloísa Liberalli. Arquivos permanentes: tratamento documental. 4. ed. Rio de Janeiro: Editora FGV, 2006, p. 26.

Assinale a alternativa que completa CORRETAMENTE as lacunas.

Leia o texto a seguir.

O _______________ ou _________________ é um princípio básico da arquivologia e determina que o arquivo produzido por um órgão ou entidade, pessoa ou família não deve ser misturado aos de outras entidades produtoras.

Fonte: ARQUIVO NACIONAL (Brasil). Gestão de documentos: curso de capacitação para os integrantes do Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo - SIGA, da administração pública federal. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2011, p. 16

Assinale a alternativa que completa CORRETAMENTE as lacunas.

Leia o texto a seguir.

De acordo com seus diversos elementos, formas e conteúdos, e sua representação nos diferentes suportes ou formatos, os documentos de arquivo podem ser caracterizados por gênero, espécie, tipo e natureza do assunto.
Fonte: ARQUIVO NACIONAL (Brasil). Gestão de documentos: curso de capacitação para os integrantes do Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo - SIGA, da administração pública federal. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2011, p. 12.
Considerando o texto acima, analise as afirmativas abaixo.
I. Regimento e contrato são exemplos de gênero. II. Quanto à natureza do assunto, os documentos podem ser ostensivos ou sigilosos. III. Documento digital, documento eletrônico e documento textual são espécies documentais.
Estão INCORRETAS as afirmativas:

Leia o texto a seguir.

Documento é toda unidade de registro de informações, qualquer que seja o suporte ou formato, suscetível de ser utilizada para consulta, estudo, prova e pesquisa, por comprovar fatos, fenômenos, formas de vida e pensamentos do homem numa determinada época ou lugar.

Fonte: ARQUIVO NACIONAL (Brasil). Gestão de documentos: curso de capacitação para os integrantes do Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo - SIGA, da administração pública federal. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2011, p. 10.

Considerando o texto acima, assinale a alternativa que APRESENTA o conceito de suporte.

Ainda sobre arquivos, sabemos que existem vários tipos, de acordo com a forma em que as informações são registradas. Correlacione o tipo de arquivo com sua definição.
I. Textuais. II. Iconográficos. III. Cartográficos. IV. Sonoros.
(...) Documentos que contêm áreas representadas, assim como mapas e plantas de edifícios ou apartamentos.
(...) Documentos cuja informação se apresenta em formato de texto, como ofícios, memorandos, relatórios, certidões, atas, atestados, entre outros.
(...) Documentos cuja informação é registrada em forma de som.
(...) Documentos que apresentam como informação imagens, tais como fotografias, negativos, desenhos e gravuras.
Assinale a alternativa que apresenta a sequência correta.

Os arquivos são constituídos a partir de documentos, registros e papéis que circulam em uma empresa. A atuação do Auxiliar Operacional no tratamento correto dos arquivos é de suma importância. Assinale a alternativa incorreta sobre a manipulação de arquivos dentro de uma empresa.

No que toca à deterioração de documentos em acervos arquivísticos, é correto afirmar que

Que nome se dá à prevenção da deterioração e de danos em documentos, por meio de adequado controle ambiental e/ou tratamento físico e/ou químico?

Serviço de referência é o processo de comunicação que tem, como principal objetivo, o de satisfazer as necessidades de informação de determinado grupo de usuários em uma unidade de informação (arquivo, biblioteca, centro de documentação, centro de memória), para que o usuário seja atendido de forma rápida e funcional. Nesse sentido, é correto afirmar que

Que nome se dá à forma autorizada do nome combinada com outros elementos de informação que identificam e descrevem a entidade nomeada e pode remeter para outros registros relacionados?