Os arquivos devem ser organizados de acordo com as atividades exercidas pela instituição, fixando a identidade do documento ao seu produtor ou ao profissional responsável pela produção, acumulação ou guarda dos documentos.

Os conjuntos documentais são um reflexo do que representam as relações administrativas orgânicas. 

Os documentos de arquivo são caracterizados pela propriedade de conservar um caráter único. 

O arquivo possui três características em sua formação, como ser progressivo, natural e orgânico.