Nem todo registro configura documentação pedagógica, embora toda documentação pedagógica dependa de registros qualificados, articulados a processos de interpretação e vinculados ao planejamento educativo. 

A documentação pedagógica pode ser compreendida como o conjunto sistemático de registros produzidos no cotidiano, desde que organizados de modo coerente e contínuo, ainda que não estejam diretamente vinculados ao planejamento. 

Os registros, quando diversificados em linguagens (escrita, imagem, áudio), tendem a constituir documentação pedagógica, pois ampliam as possibilidades de representação das experiências infantis.

A documentação pedagógica distingue-se dos registros por seu caráter formal e institucional, sendo utilizada prioritariamente para comunicar às famílias o desenvolvimento das crianças.