Em relação à avaliação e seleção de documentos, é correto a...
A letra A quase me pegou. A pegadinha está em estabelecer prazos de guarda na fase permanente. A fase permanente é permanente, é uma destinação e não existe prazo de guarda vinculado, é eterno.
(D) a complexidade dos conhecimentos exigidos por esse processo requer, para o estabelecimento de critérios de valor, a participação de pessoas ligadas a diversas áreas profissionais.
Avaliação
Realizada por grupo multidisciplinar:
• Comissão Permanente de Avaliação de Documentos;
• Membros efetivos: arquivista, chefes adm, fiscal, jurid;
• Membros eventuais: representantes da organização;
Fonte: PDF do Prof. Antonio Botão do QConcursos
a) A fase permanente é um tipo de destinação e não permite prazos.
b) O tempo de conservação de cada documento vai depender da tabela de temporalidade e pode ultrapassar 20 anos.
c) A avaliação efetiva-se desde a fase corrente, fase na qual a tabela de temporalidade começa atuar.
d) As Comissões Permanentes de Avaliação de documentos são multidisciplinares.
e) O arquivo corrente também possui prazo de guarda.
Gabarito: D
A - A avaliação é um processo da gestão de documentos com o objetivo de estabelecer os prazos de guarda nas fases corrente e intermediária. Os documentos da fase permanente não possuem prazo de guarda, visto que devem ficar ali de maneira definitiva. Errado.
B - O prazo de guarda dos documentos deve ser definido na avaliação, seja ele qual for, de 5, de 10 de 20 e 50, de 100 anos, etc. Ainda, há o caso dos documentos permanentes, que são guardados de maneira definitiva. Sendo assim, não é possível afirmar que não se pode guardar documentos acima deste prazo. Errado.
C - Apesar de a avaliação ser uma das últimas atividades realizadas na gestão de documentos, sua aplicação prática, por meio da tabela de temporalidade, se inicia no momento em que o documento é produzido ou recebido pela instituição. Neste exato momento o documento já será classificado e terá seus prazos de guarda definidos. Errado.
D - Devido à grande complexidade e quantidade de assuntos que os documentos de arquivo tratam, somente um profissional não é suficiente para determinar a sua importância. Sendo assim, a avaliação sempre é realizada por uma comissão composta por profissionais e colaboradores com experiências em diversas áreas, como Administração, Direito, História, área técnica da instituição, etc. Correto.
E - Os prazos de guarda definidos na avaliação são sempre para as fases corrente e intermediária. Pode ocorrer de não haver prazo de guarda na fase intermediária, visto que o documento pode não ser guardado ali, mas sempre será definido um prazo para cada uma das duas fases. Errado.
Gabarito do professor: Letra "D"
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