O texto do documento oficial deve seguir a seguinte padronização de estrutura:

I – nos casos em que não seja usado para encaminhamento de documentos, o expediente deve conter a seguinte estrutura:
a) introdução: em que é apresentado o objetivo da comunicação. Evite o uso das formas: Tenho a honra de, Tenho o prazer de, Cumpre-me informar que. Prefira empregar a forma direta: Informo, Solicito, Comunico;
b) desenvolvimento: em que o assunto é detalhado; se o texto contiver mais de uma ideia sobre o assunto, elas devem ser tratadas em parágrafos distintos, o que confere maior clareza à exposição; e
c) conclusão: em que é afirmada a posição sobre o assunto.

Brasil. Presidência da República. Casa Civil. Manual de Redação da Presidência da República. 3. ed. Brasília, 2018. p. 30.

Ao recomendar o emprego de formas verbais diretas, em substituição a expressões mais cerimoniosas, o Manual de Redação da Presidência da República busca concretizar, predominantemente, a seguinte qualidade fundamental da redação oficial: