Ao elaborar o termo de referência deverão ser observados os requisitos essenciais, tais como: definição do objeto; quantitativos; prazo de entrega; critérios de pagamento; e, previsão de verba orçamentária. 

A modalidade adequada para a contratação é a de concorrência, já que a atual legislação extinguiu as modalidades de convite e tomadas de preço, restando apenas a concorrência e o diálogo competitivo.

Como se trata da reforma do auditório, é possível aditar o contrato administrativo em cinquenta por cento, assim, poderão ser adquiridas mais cadeiras para serem colocadas em outros setores e espaços do edifício. 

As cadeiras podem ser adquiridas por dispensa de licitação, se ficar comprovado que não há tempo hábil para realizar a disputa entre fornecedores, já que a inauguração do auditório deve ocorrer em menos de quinze dias.