Os documentos de arquivo mantêm uma relação contextual, orgânica e natural com sua entidade produtora e com os atos de sua produção, e são organizados como coleções artificiais arranjadas e descritas inicialmente por tema, local ou tempo.

Os arquivistas podem preservar a natureza orgânica de arquivos, como prova de transações, aderindo ao princípio do respeito aos fundos, bem como àqueles relacionados à proveniência e à naturalidade.

O caráter probatório dos documentos é indiscutível, uma vez que os suportes, materiais nos quais estão registradas as informações a eles relacionadas, inerentemente refletem as funções, programas e atividades da pessoa ou instituição que os produziu.

A Arquivística possui, além de objetos físicos, um objeto intelectual que é o documento, independentemente de sua natureza, gênero, forma, formato ou suporte.

O objetivo da Arquivística, em relação a todos os seus objetos físicos e intelectual, por meio de suas teorias, metodologias e aplicações práticas, é a preservação a longo prazo dos suportes documentais.