Em ambientes competitivos e de incerteza, as organizações modelam seus processos visando otimizá-los por meio da situação proposta (TO-BE), pois a situação atual (AS-IS) já se mostra insuficiente, devendo ser descartada pelo gestor de processos.

A gestão de processos de negócio representa um conjunto de iniciativas que implicam projetos ou ações de melhoria no redesenho ou ajuste de processos, tais como Seis Sigma e Lean.

Diagramas apresentam maior abrangência e detalhamento dos processos de negócio do que o mapeamento, o qual permite identificar e entender as principais atividades do processo.

O mapeamento de processos provê informação necessária para que gestores tomem decisões corretas sobre a alocação de recursos em suas operações de negócio, de forma a atingir os objetivos estabelecidos pela organização.

A representação simplificada de um processo de negócio, seja ele existente ou proposto, é o produto da modelagem de processos.