Documentos Ostensivos são aqueles cujo acesso é irrestrito, não havendo limitação explícita de conhecimento e de divulgação e, tampouco, impactos, danos e/ou riscos para a organização. O acesso a documentos ostensivos é um direito constitucional assegurado por lei, cabendo sanções ao órgão e ao servidor que descumprir as normas legais.

As informações pessoais, relativas à intimidade, vida privada, honra e imagem de pessoa, são de acesso tutelado, independentemente de classificação de grau de sigilo e pelo prazo máximo de 10 (dez) anos, a contar da sua data de produção, restringindo-se a agentes públicos legalmente autorizados e à pessoa a que elas se referirem. O acesso ou a divulgação de informações pessoais poderá ser autorizado a terceiros somente por consentimento expresso da pessoa a que se referirem.

A Tabela de Temporalidade de Documentos “é um instrumento de destinação, aprovado pela autoridade competente, que determina prazos de transferência, recolhimento, eliminação e reprodução de documentos”, conforme o Dicionário de Terminologia Arquivística (AAB-SP). 

Os procedimentos básicos para conservação de acervos documentais devem ser conhecidos e seguidos por todos que mantêm sob sua responsabilidade documentos de guarda de curto ou longo prazo, evitando assim a destruição e a perda dos documentos públicos produzidos e recebidos na administração pública.