as partes que compõem o fundo, quando este estiver sendo descrito como um todo, devem ser representadas em separado utilizando-se os elementos descritivos ligados por uma hierarquia.

a descrição multinível deve ser realizada do particular para o geral com o objetivo de representar o contexto e a estrutura hierárquica do fundo, das partes que o constituem e de seus itens documentais.

o código de referência tem por objetivo identificar a unidade de descrição e deve ser registrado utilizando todos os três elementos previstos com o propósito de troca de informação em nível internacional.

o registro da história administrativa fornece informação sobre a história da unidade de descrição que seja significativa para sua autenticidade, integridade e interpretação com o registro das sucessivas transferências de propriedade ou custódia.

a procedência permite a avaliação da potencial relevância da unidade de descrição, através de um sumário do âmbito como período de tempo, localização geográfica, e do conteúdo como formas dos documentos, assuntos e processos administrativos.