A implantação de sistema de gestão eletrônica de documentos dispensa a aplicação de plano de classificação, indexação e metadados, desde que o sistema permita busca eletrônica por palavras constantes nos arquivos.

A digitalização de documentos arquivísticos deve ser precedida de classificação, avaliação e preparo documental, e a simples digitalização não autoriza a eliminação dos originais, especialmente quando se tratar de documentos de guarda permanente.

O documento digitalizado é considerado nato‑digital, pois passa a existir em meio eletrônico após a captura da imagem e o armazenamento em sistema informatizado.

O controle de qualidade da digitalização corresponde à aplicação da tabela de temporalidade aos documentos capturados, a fim de definir a sua eliminação ou guarda permanente.

O armazenamento dos documentos digitalizados em nuvem substitui as políticas de preservação digital, como o controle de acesso, os metadados, o backup e a migração de suporte ou formato.