O cabeçalho é utilizado apenas na primeira página de cada documento, centralizado, com o brasão de Armas da República na parte superior da página, juntamente com o nome do órgão oficial e de órgãos secundários, caso seja necessário.

Identificação: nome do documento - formado pelo nome do expediente, pela abreviatura Nº, além do número, ano e a sigla usual do setor que está expedindo, sendo estes últimos separados por uma barra (/). Tudo isso alinhado à margem esquerda da página.

Local e data – alinhados à margem direita da página, informar a cidade e o estado, em que está sendo expedido o documento, além de informar a data do documento.

Endereçamento - informação de quem receberá o documento. Desse modo, é necessário a presença de alguns dados do destinatário, como o vocativo correto, o seu nome, cargo e endereço. Sendo tais informações alinhadas à esquerda da página. 

Fechos - em comunicações oficiais objetivas são utilizados para saudar o destinatário, além de arrematar o texto. É utilizado o termo “Respeitosamente” para autoridades de hierarquia superior e “Atenciosamente” para hierarquia inferior e demais casos.