A principal finalidade dos arquivos escolares consiste em assegurar o cumprimento de exigências administrativas imediatas, sendo a utilização desses documentos em pesquisas e políticas educacionais uma função secundária e eventual. 

A gestão eficiente dos arquivos escolares favorece tanto o atendimento das demandas institucionais quanto os processos de tomada de decisão administrativa.

A preservação documental escolar deve priorizar os documentos de valor histórico consolidado, uma vez que a manutenção de documentos vinculados às atividades correntes tende a comprometer a racionalidade administrativa do arquivo. 

A implementação de práticas arquivísticas eficazes nas escolas depende da centralização da gestão documental em órgãos estaduais especializados, a fim de garantir uniformidade técnica e controle institucional dos documentos produzidos.