Alternativa correta: D - Indexação

Tema central da questão

A questão aborda a gestão de documentos digitais, mais especificamente a atividade que organiza e estrutura a busca e a recuperação de documentos eletrônicos, tornando o acesso mais eficiente. Esse tema é fundamental em arquivologia, especialmente para quem atua na administração de arquivos correntes e intermediários, onde a gestão correta garante agilidade e segurança da informação.

Conceito fundamental

Na gestão documental digital, indexar significa atribuir palavras-chave ou metadados (como autor, data e assunto) aos documentos para facilitar sua localização. Esse conceito está presente em normas como a NBR ISO 15489 (Gestão de Documentos) e em manuais do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ).

Exemplo: Ao digitalizar um contrato, indexar significa registrar informações como o nome das partes, a data e o objeto do contrato para que, posteriormente, alguém possa encontrá-lo rapidamente usando algum desses dados.

Justificativa da alternativa correta

Indexação é precisamente a ação de atribuir metadados ou termos de busca a um documento digital, facilitando seu acesso, recuperação e identificação. Isso torna o processo de busca mais rápido e eficiente, atendendo exatamente ao que pede o enunciado.

Análise das alternativas incorretas

• A - Reparo: Refere-se à recuperação física de documentos danificados, não à organização ou busca.
• B - Controle de acesso: Trata da autorização para acessar documentos, não da sua localização por palavras-chave ou metadados.
• C - Criptografia: Relaciona-se à segurança, protegendo documentos com códigos, sem facilitar busca ou identificação.
• E - Migração de dados: Processo de transferência de arquivos entre sistemas ou formatos, sem relação direta com a busca ou atribuição de metadados.

Estrategias para interpretação

Observe palavras-chave no enunciado: “atribuição de palavras-chave ou metadados” e “facilitar busca e recuperação”. Foque em alternativas que remetam à organização e descrição, evitando opções ligadas à segurança, acesso físico ou transferência, que são temas distintos.

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INDEXAÇÃO - Processo pelo qual documentos ou informações são representados por termos, palavras-chave ou descritores propiciando a recuperação da informação.

Na Arquivologia (a ciência que trata da gestão, organização e preservação de arquivos), a indexação é o processo de representação do conteúdo de um documento por meio da atribuição de termos de assunto (descritores ou palavras-chave) para facilitar a sua recuperação da informação em um sistema de busca.

Fonte

IA

A atividade descrita — atribuir palavras-chave ou metadados para facilitar a busca e recuperação por critérios como autor, assunto, data — é a indexação.