O Arquivo é também um veículo de comunicação dentro de uma instituição e serve de apoio na tomada de decisões.

O Arquivo serve como centro de informações, porém, não prova e não mostra a organização e o funcionamento do órgão ao qual pertence.

De acordo com o princípio “Respect du Fond”, deve-se preservar a integridade dos Fundos dos arquivos.

O trabalho do profissional de Arquivo se diferencia do trabalho do bibliotecário quanto ao material de trabalho e os métodos de tratamento.

O termo Fundo em Arquivo significa o conjunto de documentos de uma unidade administrativa.