Passo 1 — ( 1 ) Verificar se o invólucro do documento se encontra íntegro.

Primeiro analisa-se a embalagem/envelope quanto a indícios de violação ou avarias antes do manuseio.

Passo 2 — ( 2 ) Separar os documentos, em por exemplo: ostensivos ou restritos.

Triagem inicial para definir o tratamento de sigilo do documento.

Passo 3 — ( 3 ) Identificar e registrar o documento.

Cadastra-se o documento no sistema institucional de protocolo.

Passo 4 — ( 4 ) Verificar se o documento está acompanhado do(s) respectivo(s) anexo(s) ou de todos os volumes indicados.

Confere-se o conteúdo interno e a presença de anexos sinalizados.

Passo 5 — ( 5 ) Encaminhar o documento para o setor ou cargo indicado.

Etapa final (distribuição/tramitação) para a unidade de destino.