Os arquivos são compactados automaticamente e, em alguns casos, podem ficar até 75% menores. Os formatos XML usam a tecnologia de compactação zip para armazenar documentos, o que permite a redução do espaço em disco para o armazenamento e diminuição da largura de banda necessária para envio de arquivos por e-mail e pela Internet. Ao abrir um arquivo, ele é automaticamente descompactado. Ao salvar um arquivo, ele é automaticamente compactado.

A utilização dos formatos XML do Office indica que documentos, planilhas, apresentações e formulários podem ser salvos em um formato de arquivo XML disponível gratuitamente para utilização por qualquer pessoa, mas empresas pagam royalties. Para abrir e editar um arquivo do Office, é necessário possuir um utilitário ZIP (pago e com licença válida) ou RAR (gratuito) e um editor de XML (gratuito).

Os arquivos são estruturados de uma maneira modular que mantêm separados componentes de dados diferentes no arquivo. Isso permite que eles seja abertos mesmo que um componente no arquivo (por exemplo, um gráfico ou uma tabela) esteja danificado ou corrompido.

Os arquivos salvos usando o sufixo "x" padrão (por exemplo, .docx e .pptx) não podem conter macros VBA (Visual Basic for Applications) nem controles ActiveX e, portanto, não causam nenhum risco de segurança associado a esses tipos de códigos incorporados. Somente os arquivos cuja extensão termina com "m" (por exemplo, .docm e xlsm) podem conter macros VBA e controles ActiveX, que são armazenados em uma seção separada no arquivo.

É possível compartilhar documentos confidencialmente, pois as informações de identificação pessoal e informações comerciais confidenciais, como nomes de autor, comentários, alterações controladas e caminhos de arquivo, podem ser facilmente identificadas e removidas com o Inspetor de Documentos.