A localização da situação ou problema e das ideias básicas que serão utilizadas no decorrer do processo, devendo conter: a especificidade do objeto e dos sistemas e subsistemas que o compõem, a justificativa da escolha (aspectos de viabilidade e importância do problema), explicitação das limitações (restrições), dimensionamento da questão e a formulação das hipóteses iniciais orientadoras; operacionalização dos conceitos básicos da formulação da questão e hipóteses.

O momento de tomada de decisões, quando se define o que se pretende atingir com a ação planejada, tendo por base os valores e a ideologia do grupo, as características da instituição, o reconhecimento do problema e a análise diagnóstica. Podem ser gerais, específicos e operacionais e relacionados ao tempo presumido para alcançá-los (longo/curto prazo; imediatos).

O exame do desempenho e dos resultados da ação a partir de critérios determinados, quase sempre relacionados à eficiência, eficácia e efetividade, com vistas à formulação de juízos de valor. Aspectos considerados: os objetivos – adequação à situação ou problema, suas especificações, e seu alcance; o planejamento – os vários passos e as técnicas previstas para a realização da ação; a execução – a organização, os recursos, os procedimentos; os fatores que facilitaram e que dificultaram o desempenho; o produto da ação.

A fase em que se processam o acompanhamento, a mensuração e o registro do trabalho executado, tendo em vista: a verificação de correspondência com o planejado, em termos de meios e de produto; a identificação e a correção de desvios e bloqueios na execução, em relação ao estabelecido no planejamento; o fornecimento de subsídios para avaliação e para replanejamento da ação.

É a reflexão e o juízo dos dados da realidade, a partir de um quadro de referência normativo definido, o que permite qualificar e quantificar o sistema em estudo e formular juízos em relação ao seu conjunto e a determinados aspectos especiais. Envolve: o levantamento das hipóteses preliminares, a montagem de um quadro referencial, a coleta e o processamento dos dados da realidade, reflexão analítica, a identificação de prioridades de intervenção.