Os documentos de arquivo, por questões de segurança das informações, podem ser reproduzidos em vários exemplares.

Os documentos de arquivo são acumulados por pessoas físicas e pessoas jurídicas públicas ou privadas essencialmente com intenções administrativas.

Os documentos de arquivos são reunidos, prioritariamente, com intenções históricas e culturais.

Uma coleção de documentos históricos de uma única origem, é considerada arquivo.

Os documentos de arquivo são acumulados, com interesses históricos, por várias pessoas.