Paul Otlet explica que a documentação compreende, em princípio, 7 partes que se mesclam e se combinam:

• DOCUMENTOS PROPRIAMENTE DITOS: conjunto de fatos ou ideias apresentados em formato de texto ou imagem e ordenados segundo uma classificação ou um plano determinado pelo objeto ou o propósito a que se propõem seus redatores.
• BIBLIOTECA: coleção dos próprios documentos, cada um conservado em sua integridade individual. A coleção é arranjada em receptáculos adequados e facilmente acessíveis (estantes, livros, armazéns); é classificada e catalogada.
• BIBLIOGRAFIA: descrição e classificação dos documentos.
• ARQUIVO DOCUMENTÁRIO: O arquivo, com suas pastas, inclui as peças originais e documentos menores na íntegra ou em partes. São colocados em pastas. A formação dessas pastas implica o recorte [découpage] das publicações, a fim de redistribuir os elementos segundo uma ordem diferente e formar conjuntos que reúnam tudo que trate das mesmas questões.
• ARQUIVO ADMINISTRATIVO: ofícios, cartas, relatórios, estatísticas e contas relativos a uma instituição.
• ARQUIVO HISTÓRICO: documentos antigos, comumente manuscritos e originais, relativos à administração de tempos passados e que compreendem principalmente os documentos oficiais dos organismos públicos e os documentos privados de famílias e de estabelecimentos comerciais.
• OUTROS DOCUMENTOS, EXCETO OS BIBLIOGRÁFICOS E GRÁFICOS: A música, as inscrições lapidares, os processos relativamente recentes pelos quais se grava e se transmite a imagem da realidade em movimento (cinema, filme, filmoteca) e o pensamento falado (fonógrafo, disco, discoteca).
• COLEÇÕES MUSEOGRÁFICAS: Amostras, espécimes, modelos, peças diversas, tudo que é útil para a documentação, mas que se apresenta como objetos tridimensionais. É a documentação objetiva, tratada como a da biblioteca e dos arquivos quanto à coleção, ao catálogo e à ordenação.
• ENCICLOPÉDIAS: Compreende o trabalho de codificação e coordenação dos próprios dados. Resulta de extratos e transcrições de acordo com um plano de sistematização única. É o que se poderia chamar de livro universal em oposição aos livros específicos.

Link para acesso ao livro: https://repositorio.unb.br/bitstream/10482/32627/1/LIVRO_TratadoDeDocumenta%C3%A7%C3%A3o.pdf

Otlet do “arquivo documentário” enquanto conjunto de dossiês composto por documentos originais, na íntegra ou fragmentados, selecionados a partir de recorte de publicações ou de outros documentos, a fim de formar conjuntos que tratem das mesmas questões. Trazendo para a nossa realidade, o arquivo documentário se aproximaria da definição de centros de documentação, que, às vezes, significam o desmantelamento dos fundos, ao apontar como possibilidade de tratamento a seleção de documentos “na íntegra” ou “fragmentados”. Fonte: https://repositorio.ufmg.br/server/api/core/bitstreams/f6612f9c-9e53-4042-8444-0157fecb98ac/content

• Biblioteca: mantém o documento inteiro, como ele foi publicado. Um livro, uma revista ou um relatório é conservado como uma unidade.

• Arquivo documentário: pode retirar partes de diferentes publicações, por exemplo, recortes de jornais, artigos, imagens ou trechos, e depois reorganizá-los por assunto, reunindo tudo em uma mesma pasta temática.

Exemplo: uma biblioteca guarda o jornal completo. Já um arquivo documentário pode recortar várias matérias sobre energia elétrica de jornais diferentes e reuni-las em uma pasta chamada “Energia elétrica”.

Na biblioteca, prevalece a unidade do documento; no arquivo documentário, prevalece a organização temática da informação.

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