É dever fundamental do cirurgião-dentista manter atualizados os prontuários na forma das normas em vigor, e conservá-los em arquivo próprio, seja na forma física ou digital.

O prontuário odontológico não é um documento único, fazendo parte dele toda a documentação e peças produzidas em função do tratamento dentário, inclusive bilhetes e orientações trocados entre as partes.

Conforme o Código de Defesa do Consumidor, o tempo de guarda do prontuário odontológico é de cinco anos após o último comparecimento do paciente, situação em que o mesmo pode ser devolvido ao paciente ou incinerado.

É infração ética negar ao paciente acesso a seu prontuário e deixar de lhe fornecer cópia quando solicitada, bem como deixar de lhe dar explicações necessárias à sua compreensão, salvo quando ocasionem riscos ao próprio paciente ou a terceiros.