Sua escrita deve, prioritariamente, estabelecer uma relação de amizade com o destinatário, já que a negociação entre as partes envolvidas (escola e família, por exemplo) depende basicamente da harmonia das relações. 

A redação das correspondências e dos documentos da escola deve ser feita de forma simples e concisa, observando uma série de requisitos, como a correção linguística, a objetividade e a clareza do texto.

Dependendo do tipo de correspondência, a redação pode ser feita em linguagem coloquial, já que esse nível de linguagem facilita a comunicação entre os profissionais da educação e/ou das organizações, com as quais a escola mantém relações de trabalho.

Deve manter uma relação cerimonial de respeito com o destinatário, seguindo rigorosamente as regras linguísticas em função da correção do texto das correspondências e empregando os pronomes de tratamento na segunda pessoa do plural.