A identificação do expediente nos documentos oficiais deve ser alinhada à margem esquerda da página e deve conter os itens: nome do documento; indicação de numeração e informações do documento.

Os dados do órgão que emitiu o ofício, tais como endereço, telefone, endereço de correspondência eletrônica, sítio eletrônico oficial da instituição, podem ser informados no rodapé do documento, centralizados.

Em um ofício assinado pelo Presidente da República, a assinatura deve ser centralizada na página, contendo o nome da autoridade que as expede, grafado em letras maiúsculas, sem negrito e o cargo da autoridade que expede o documento, redigido apenas com as iniciais maiúsculas. 

Até a segunda edição do Manual de Redação da Presidência da República, havia três tipos de expedientes que se diferenciavam antes pela finalidade do que pela forma: o ofício, o aviso e o memorando. 

Na edição atual do Manual de Redação da Presidência da República (2018), ficou abolida a utilização do expediente “memorando”, passando a valer apenas o termo “ofício” para as comunicações dos órgãos públicos.