O documento arquivistico se caracteriza por manter um conjunto de relações com os demais documentos do órgão ou entidade, de modo a refletir suas funções e atividades. 

Um documento arquivistico confiável tem capacidade de sustentar os fatos que atesta, sempre assegurando a veracidade do seu conteudo. Logo, todos os documentos confiáveis possuem o mesmo grau de confiabilidade. Nenhum documento arquivistico pode ser mais ou menos confiavel, pois sempre são produzidos com o mesmo grau de completeza. 

Um documento arquivistico acessivel pode ser localizado, recuperado, apresentado e interpretado. Ademais, o SIGAD deve ser capaz de recuperar e apresenta-lo com a mesma forma que tinha no momento de sua produção. Sem que ocorra perda de informação ou de funcionalidade. 

O documento arquivistico é único no conjunto documental ao qual pertence. Podem existir copias, mas cada cópia é única em seu contexto, pois o conjunto de relações com os outros documentos do grupo é sempre Gnico. Portanto, o SIGAD deve identificar cada documento individuaimente, bem como manter sua organicidade. 

Um documento autêntico se mantém da forma como foi produzido. Assim, um documento fransmitido e preservado sem adulteragdo ou qualquer outro tipo de corrupção é auténtico. Logo, o SIGAD deve garantir proteção contra acréscimo, supressao, alteração, uso e ocultação indevidos.