Flexibilidade: inserção contínua de registros bibliográficos relativos a novas manifestações e itens incorporados aos acervos; exclusão de registros bibliográficos referentes a itens descartados ou perdidos; e mudanças nas representações, quando necessário. 

Facilidade de manuseio: além da facilidade para ser manuseado propriamente, ter boa sinalização. 

Portabilidade: poder ser consultado fora da biblioteca, ou a distância.

Clareza: a mensagem deve ser compreensível aos usuários. Por exemplo, numa biblioteca infanto-juvenil, os termos representativos dos assuntos devem adequar-se ao público.

Compacidade: ocupar pouco espaço.