Na primeira idade documental, os documentos de arquivo estão sendo utilizados sobre o seu aspecto funcional, administrativo, jurídico, como também em relação à sua tramitação legal, e o seu uso ligado às razões pelas quais foram criados.

Na primeira idade documental, que corresponde à fase corrente, os documentos de arquivo devem estar situados no arquivo central da instituição, ou seja, armazenados com os demais arquivos, a fim de não prejudicar o processo de classificação. 

A terceira idade documental corresponde aos documentos que foram recolhidos para a guarda permanente, iniciando um uso científico, social e cultural dos documentos.

Na segunda idade, os documentos de arquivo já ultrapassaram seu prazo de validade jurídico-administrativa, mas ainda podem ser utilizados pela unidade ou órgão produtor.

É na segunda idade documental, segundo Bellotto (2007), que os documentos são submetidos às tabelas de temporalidade, conforme as respectivas tipologia e função.