Os servidores administrativos do Instituto de Letras da UFRJ precisam compartilhar alguns documentos entre si, como planilhas financeiras, documentos textuais etc. O compartilhamento deve ser feito de forma que haja controle da permissão de acesso aos documentos para os usuários, registro de histórico das alterações, atualização automática dos documentos e disponibilidade para alteração tanto na rede da UFRJ como em outras redes. Os tipos de ferramentas adequados para esses trabalhos são: