A alternativa correta é a D - um efetivo controle na tramitação dos documentos.

Vamos entender melhor o porquê disso:

O protocolo em uma instituição é uma atividade essencial que envolve o controle e a gestão dos documentos desde o momento em que são recebidos até o seu destino final. A função principal do protocolo é garantir que os documentos sejam devidamente registrados, classificados, encaminhados e monitorados durante todo o seu ciclo de vida.

Justificativa da alternativa correta (D):

A alternativa D é a correta porque o protocolo busca justamente assegurar um controle eficaz sobre a tramitação dos documentos, evitando extravios, atrasos e garantindo que os documentos cheguem ao seu destino de forma adequada. Este controle permite rastrear o status dos documentos, identificar responsáveis e acompanhar prazos, o que é essencial para a eficiência administrativa.

Agora, vamos analisar por que as outras alternativas estão incorretas:

Alternativa A - o registro dos documentos considerados sigilosos:
Embora o registro de documentos sigilosos possa ser parte das atividades do protocolo, esta não é a função principal e exclusiva do protocolo. O controle de tramitação abrange todos os tipos de documentos, não apenas os sigilosos.

Alternativa B - a difusão de documentos relativos à fase intermediária do arquivo:
A difusão de documentos não é uma atividade típica do protocolo. A fase intermediária diz respeito ao armazenamento temporário de documentos que já não são de uso corrente, mas que ainda não devem ser eliminados. A difusão estaria mais relacionada ao acesso e divulgação de informações, algo que não se encaixa na função do protocolo.

Alternativa C - o agrupamento dos documentos transitórios para autuação:
A autuação se refere à formação de processos ou dossiês, e o termo "documentos transitórios" não é o mais adequado para descrever as atividades do protocolo. O protocolo lida com a tramitação e o controle de documentos de forma mais abrangente, não apenas com o agrupamento de documentos.

Alternativa E - o recolhimento dos documentos para análise de sua procedência:
Recolhimento e análise de procedência são etapas que podem fazer parte de outras atividades arquivísticas, como a avaliação documental. Contudo, a atividade central do protocolo é o controle da tramitação e não a análise de procedência dos documentos.

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Gabarito D

Protocolo = Controle

gab - d

o registro dos documentos considerados ostensivos.

a difusão de documentos relativos à fase corrente do arquivo.

o agrupamento dos documentos transitórios para controle.

um efetivo controle na tramitação dos documentos.

o recolhimento dos documentos para análise de sua procedência. 

A alternativa correta é: D — um efetivo controle na tramitação dos documentos. ✅

A principal finalidade do protocolo é controlar o fluxo e a tramitação dos documentos dentro da instituição.

Para isso, o protocolo utiliza procedimentos como:

 Recebimento

 Registro (protocolização)

 Classificação

 Distribuição

 Controle da tramitação

 Expedição

Essas etapas garantem que seja possível:

• Saber onde o documento está
• Identificar quem é o responsável
• Evitar perdas ou extravios
• Acompanhar o andamento do processo

• A) Registro apenas de documentos sigilosos ❌
• → O protocolo registra todos os documentos, não apenas os sigilosos.
• B) Difusão de documentos da fase intermediária ❌
• → Refere-se à gestão de arquivos, não ao protocolo.
• C) Agrupamento de documentos transitórios para autuação ❌
• → Não corresponde ao objetivo da rotina do protocolo.
• D) Controle na tramitação dos documentos ✔️
• → Objetivo central do protocolo.
• E) Recolhimento para análise de procedência ❌
• → Não é função principal do protocolo.

✅ Gabarito: D — controle na tramitação dos documentos.

 Macete de prova:

Quando aparecer “controle do fluxo” ou “controle da tramitação”, a resposta quase sempre está relacionada ao protocolo.