O cabeçalho é utilizado apenas na primeira página do documento, centralizado na área determinada pela formatação. 

Os documentos oficiais devem ser identificados da seguinte maneira: nome do documento: tipo de expediente por extenso, com todas as letras maiúsculas; indicação de numeração: abreviatura da palavra “número”, padronizada como Nº; informações do documento: número, ano (com quatro dígitos) e siglas usuais do setor que expede o documento.

Na grafia de datas em um documento, o conteúdo deve constar da seguinte forma: composição: local e data do documento; informação de local: nome da cidade onde foi expedido o documento, seguido de vírgula; dia do mês: em numeração ordinal se for o primeiro dia do mês e em numeração cardinal para os demais dias do mês; nome do mês: deve ser escrito com inicial minúscula; pontuação: coloca-se ponto-final depois da data; e alinhamento: o texto da data deve ser alinhado à margem direita da página.

O endereçamento é a parte do documento que informa quem receberá o expediente. Nele deverão constar os seguintes elementos: vocativo; nome; cargo e endereço. 

Quando o tratamento destinado ao receptor for Vossa Senhoria, o endereçamento a ser empregado é “A Sua Senhoria o Senhor” ou “A Sua Senhoria a Senhora”.