O levantamento do estado de conservação do acervo deve avaliar as políticas, as práticas e as condições de uma instituição que afetam a preservação de todas as coleções.

Estabelecer uma política de preservação implica a elaboração de um plano de preservação em que estejam bem definidas as necessidades gerais e específicas, destinadas aos bons procedimentos no trato das coleções, embasados na identificação das prioridades e dos recursos para implementação dele.

O programa ou plano de preservação institucional baseia-se nas necessidades colhidas em um trabalho prévio de avaliação de estado de conservação das coleções.

A conservação preventiva consiste em ações diretas para retardar a deterioração e prevenir danos por meio da criação das condições ideais para a preservação do bem cultural de acordo com a compatibilidade de seu uso social.

A restauração consiste em ações diretas no bem cultural danificado ou deteriorado, com o objetivo de facilitar a sua percepção, apreciação e compreensão.