Ao receber uma correspondência, qual a primeira ação a ser t...

Tema Central da Questão:

O tema central desta questão envolve o procedimento padrão para o recebimento de correspondência em um ambiente corporativo. Esse é um aspecto importante das atribuições de um recepcionista, que deve garantir que documentos e informações sejam tratados de forma organizada e segura. Conhecimentos em gestão de documentos e procedimentos internos são fundamentais para resolver esta questão.

Resumo Teórico:

No contexto de secretariado e recepção, a prática de registrar a entrada de correspondências é crucial. Este processo ajuda a manter um controle eficiente sobre o fluxo de documentos que entram na empresa, evitando perdas e garantindo que cada correspondência seja encaminhada corretamente ao destinatário. Normalmente, isso é feito através de um livro de registro ou sistemas digitais apropriados.

Justificativa da Alternativa Correta (B):

A alternativa B - Registrar a entrada da correspondência em um livro de registro é a correta. Antes de qualquer outra ação, é fundamental documentar a chegada da correspondência para manter um histórico e garantir que ela possa ser rastreada. Esta prática evita extravios e facilita o acesso futuro aos dados da correspondência.

Análise das Alternativas Incorretas:

A - Abrir a correspondência para verificar o conteúdo: Está incorreta porque abrir correspondências sem autorização pode violar regras de privacidade e confidencialidade. O conteúdo deve ser verificado apenas pelo destinatário ou conforme diretrizes específicas.

C - Descartar a correspondência caso não tenha o nome do destinatário: Esta alternativa está errada, pois descartar sem verificar adequadamente pode resultar em perda de documentos importantes. A correspondência deve ser registrada e, se necessário, investigada para encontrar o destinatário correto.

D - Encaminhar a correspondência diretamente para a diretoria: Encaminhar diretamente sem registro pode causar a perda de controle sobre o documento. O registro é uma etapa fundamental antes do encaminhamento.

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