Durante uma auditoria interna na prefeitura municipal de Vermelho Novo, identificou-se que um estagiário recém-contratado teve acesso indevido a pastas administrativas com dados sensíveis. Após análise, a equipe técnica verificou que o estagiário havia sido incluído no grupo de usuários com privilégios administrativos, o que contraria a política interna de segurança. Com base no contexto apresentado, qual procedimento técnico poderia ter evitado o problema descrito?